Paragraaf Bedrijfsvoering

In de paragraaf Bedrijfsvoering werken we via zes componenten gestructureerd toe naar het lonkend perspectief: de 7,5 aan klant- en medewerkerstevredenheid van onze inwoners, ondernemers en medewerkers eind 2026. Door structureel aandacht te besteden aan de componenten mens, governance, processen, informatie, systemen en financiën, vergroten we het overzicht en de sturingsmogelijkheden binnen de organisatie. Ook in 2026 werken we vanuit deze integrale aanpak verder aan een organisatie die inwoners, ondernemers en medewerkers beter ondersteunt en die wendbaar genoeg is om in te spelen op maatschappelijke en organisatorische ontwikkelingen. De inzet blijft gericht op het realiseren van een toekomstbestendige organisatie en het verder versterken van de dienstverlening, samenwerking en interne processen.

In de eerste maanden van 2026 zien we dat de ingezette koers effect heeft en dat belangrijke stappen zijn gezet in de verdere ontwikkeling van de organisatie. Tegelijkertijd vraagt de invoering van nieuwe organisatiebrede systemen, zoals ERPx, M365 en het zaaksysteem, tijd en aandacht. Nieuwe systemen en werkwijzen brengen altijd een periode van gewenning met zich mee en gaan in de praktijk gepaard met kinderziektes, aanpassingen in processen en vragen vanuit de organisatie. Daar besteden we nadrukkelijk aandacht aan. We investeren in begeleiding, ondersteuning en het continu verbeteren van processen en werkwijzen, zodat medewerkers steeds beter hun weg vinden in de nieuwe manier van werken. Door ruimte te maken voor leren, evalueren en bijsturen, bouwen we stap voor stap verder aan een stevige basis voor een organisatie die duurzaam in control is en waarin medewerkers optimaal worden ondersteund in hun werk.

Vinden
Om het wervings- en selectieproces verder te professionaliseren en beter te kunnen sturen op externe inhuur, wordt gewerkt aan de inrichting van een capaciteitendesk als onderdeel van recruitment. De capaciteitendesk fungeert als centraal loket voor personele aanvragen en zorgt voor een uniforme behandeling, afstemming en monitoring. Ook interne mobiliteit, traineeships en stages worden hierin meegenomen, zodat vanuit één regiepunt kan worden gestuurd op capaciteit, ontwikkeling en kostenbeheersing.

Om een impuls te geven aan het aantrekken van nieuwe medewerkers en het verder terugdringen van externe inhuur, is voor 2026 tijdelijke inzet van specifieke expertise noodzakelijk. Daarom wordt in deze 1e Voortgangsrapportage aanvullend budget aangevraagd (bij Programma 1). Voor de structurele voortzetting wordt bij de begroting een nadere afweging gemaakt. Met deze inzet wordt gebouwd aan een stevig fundament voor de toekomst, waarmee processen verder worden geprofessionaliseerd en de organisatie op termijn minder afhankelijk wordt van externe inhuur.

HR21
In 2026 wordt het functiewaarderingssysteem HR21 ingevoerd. Door een aantal onvoorziene omstandigheden is implementatie aan het begin van 2026 niet haalbaar gebleken; deze zal daarom aan het einde van 2026 plaatsvinden. Onzekerheid over de (kwalitatieve) formatie(inrichting) heeft geleid tot vertraging bij het opstellen van het nieuwe functieboek. Daarnaast heeft het vaststellen van de kerntaken per functie meer tijd in beslag genomen. Tot slot moet de definitieve financiële doorrekening nog gemaakt worden. Het risico bestaat dat het gereserveerde budget niet toereikend is.

Portfoliomanagement
We zetten portfoliomanagement in om grip te houden op de inzet op projecten en programma’s. Dat doen we niet alleen voor fysiek ruimtelijke projecten in de openbare ruimte, maar ook voor projecten in het I-domein en bij bedrijfsvoering. Zo zorgen we er niet alleen voor dat we overzicht en inzicht houden, maar ook dat we onze schaarse middelen effectief inzetten op de juiste dingen voor de stad. We gaan dit jaar het portfoliomanagement doorontwikkelen en hebben dat uitgewerkt in een concrete opdracht. Daarnaast hebben we een systeem aangeschaft die helpt om portfoliomanagement verder te professionaliseren.

Als onderdeel van het portfoliomanagement werken we aan de ontwikkeling van een P-monitor en P-begroting. Hiermee ontstaat meer integraal inzicht in beschikbare capaciteit, formatie en personeelsinzet. Dit stelt ons beter in staat om onderbouwde keuzes te maken in de prioritering, fasering en uitvoerbaarheid van projecten. Meer hierover leest u onder het kopje ‘Financiën’ in deze paragraaf.

Herinrichting I-domein
Binnen het programma I-Sturing wordt gewerkt aan de herinrichting van het I-domein. Doel hiervan is om taken, verantwoordelijkheden en processen binnen de informatievoorziening logischer te organiseren en de samenwerking en integrale sturing verder te versterken. Hiermee wordt gewerkt aan een toekomstbestendige en wendbare informatieorganisatie die beter aansluit bij de groeiende digitale opgaven van de gemeente.

De herinrichting van het I-domein is verschoven naar 2027. Hiermee wordt ruimte genomen voor een zorgvuldige voorbereiding en implementatie, passend bij de omvang en impact van de verandering op de organisatie. De beperkte capaciteit bij de ondersteunende teams maakt dat we gekozen hebben om hier meer tijd voor te nemen. De komende periode wordt benut om de benodigde besluitvormingstrajecten zorgvuldig te doorlopen, rekening te houden met lopende organisatiebrede ontwikkelingen zoals de invoering van HR21 en verdere verbeteringen door te voeren in processen, kennis en formatie. De ambitie en integrale benadering van het programma I-Sturing blijven ongewijzigd.

Om de HRM-dienstverlening verder te professionaliseren, worden de HR-processen de komende periode integraal doorgelicht en waar mogelijk geoptimaliseerd en geautomatiseerd. Hiermee werken we aan efficiëntere werkprocessen, betere ondersteuning van de organisatie en meer inzicht in capaciteit, personeelsstromen en sturingsinformatie. Onderdeel hiervan is ook het verder verbeteren en professionaliseren van het wervings- en selectieproces, zodat vacatures efficiënter kunnen worden ingevuld en beter gestuurd kan worden op personeelsinzet en externe inhuur.

Voor het uitvoeren van deze verbeteringen is in 2026 aanvullende tijdelijke capaciteit en expertise nodig. Daarom wordt in deze 1e Voortgangsrapportage aanvullend budget aangevraagd (bij Programma 1). Voor de structurele voortzetting wordt bij de begroting een nadere afweging gemaakt.

Datagedreven werken  
In 2026 krijgt het ook datagedreven werken verder gestalte (Vaarroute 4 – Datagedreven werken en BI). We maken in 2026 de vervolgslag naar het inbedden van de principes van datagedreven werken in beleid, monitoring van resultaten en effecten en de operationele besturing van de gemeentelijke processen. Dat doen we onder andere door te ondersteunen bij het vertalen van het aanstaande nieuwe coalitieakkoord in de begroting door het stellen van de juiste prestatiedoelen en KPI’s en zo gebruik kunnen maken van de juiste data.

Binnen dit onderdeel zijn geen afwijkingen die toelichting behoeven.

We werken toe naar het meer in control komen met onze financiën. Een belangrijke mijlpaal daarin is de invoering van het nieuwe financiële systeem ERPx. Dat heeft begin 2026 veel inzet gevraagd van de organisatie. Met dit systeem werken we toe naar een verdere professionalisering en optimalisatie van onze financiële processen. De implementatie is succesvol verlopen. In de komende periode ligt de focus op het verder optimaliseren van de inrichting en werkprocessen en op het ondersteunen van medewerkers in het werken met het nieuwe systeem, zodat de mogelijkheden van ERPx optimaal kunnen worden benut. We hebben hier blijvende aandacht voor.

P-begroting en -monitor
Binnen het project P-begroting en P-monitor wordt gewerkt aan het realiseren van een integraal en betrouwbaar inzicht in formatie, bezetting en personeelskosten. De afgelopen periode is ingezet op het harmoniseren en actualiseren van verschillende databronnen en het opstellen van een eerste integraal overzicht. De komende periode staat in het teken van verdere afstemming met de organisatie, het opschonen van de data en het leggen van de koppeling tussen formatie, bezetting en begroting. In deze 1e Voortgangsrapportage wordt aanvullend budget aangevraagd (bij Programma 1) voor de verdere implementatie en borging van de P-begroting en P-monitor binnen de organisatie. Hiermee wordt een belangrijke stap gezet naar een beter sturingsinstrument voor capaciteit, personeelsinzet en kostenbeheersing.