Paragraaf Bedrijfsvoering

Hieronder volgt een actualisatie van de paragraaf bedrijfsvoering zoals opgenomen in de begroting. 

Stand van zaken hybride werken
Op 9 januari 2023 is de nieuwe kantoorinrichting opgeleverd. Fysieke aanpassingen zijn gedaan ten aanzien van de kantoorinrichting Markt 11 en Westnieuwland 6, gebaseerd op de norm dat er 40% op kantoor wordt gewerkt en 60% thuis of elders. Hiermee faciliteren we het hybride werken beter dan voorheen. De inrichting van de 4e verdieping volgt nog, hiertoe is een nieuw project opgezet. 

De schets voor de inrichting van de 4e verdieping is in wording. Om alvast toch een eerste indicatie af te geven: is de verwachting dat de te maken kosten om de verdieping aan te passen aan de wensen en behoeften uitkomen op circa € 100.000 euro (bestaand budget). Dat zit met name in het bouwen van projectruimtes en hybride communicatiemiddelen, en dat is dan de budgetoplossing, zonder extra luxe elementen.

In het kader van het verder professionaliseren van onze inkoopfunctie is in het eerste kwartaal gestart met de periodieke rapportage aan de organisatie over lopende en te verwachten aanbestedingen en mogelijke issues op aanbestedingsniveau. Inkoop heeft haar bijdrage geleverd aan de jaarrekeningcontrole qua rechtmatigheid. In het eerste kwartaal is een inkooptraining voor de organisatie gegeven, een training die periodiek wordt aangeboden.

Momenteel wordt onderzocht of het geautomatiseerd systeem voor de inkoop- en contractmanagementprocessen geïntegreerd kan worden met de aanschaf van een ERP-systeem. Dit zal als één van de scenario’s worden opgenomen in de businesscase. Besluitvorming hierover volgt in het tweede kwartaal. In de voorjaarsnota 2023 is de aanschaf en implementatie van een ERP-systeem in de investeringsplanning opgenomen.

Informatie voorziening P&C cyclus
In het eerste kwartaal zijn bij de fracties verbeterpunten voor de producten van de P&C cyclus opgehaald. Op basis van deze input is een memo geschreven hoe tot deze verbeteringen zal worden gekomen. Dit memo is vervolgens besproken in de auditcommissie. In de komende P&C producten zullen deze verbeteringen stapsgewijs worden doorgevoerd.  Het gaat in deze om verbeteringen die de leesbaarheid en navolgbaarheid van en samenhang tussen de verschillende P&C documenten verbeteren.  Denk hierbij aan presentaties aan de raad bij de verschillende P&C documenten, aan leeswijzers bij die verschillende P&C documenten en het hanteren van een eenduidige opbouw van de P&C documenten.

Treasury
Om beter zicht te krijgen op de verwachte liquiditeitsbehoefte is het belangrijk dat de organisatie zicht krijgt op wanneer we welke ontvangsten en uitgaven kunnen verwachten. Voor wat betreft de inkomsten is dit redelijk in te schatten omdat zowel de uitkering uit het gemeentefonds als uit de belastingen voorspelbaar is. Aan de uitgaven kant zijn met name de uitgaven aan de projecten moeilijker te voorspellen. Om hier meer grip op te krijgen willen we met projectcontrollers gaan werken die onder andere gaan toezien op de uitgave patronen van de verschillende projecten.  In de Voorjaarsnota 2023 hebben wij een structurele uitbreiding van twee fte opgenomen om twee projectcontrollers aan te trekken. Hierdoor zal de liquiditeitsplanning betrouwbaarder worden en zijn we beter in staat om in te spelen op ontwikkelingen in de kapitaalmarkt.