Paragraaf Bedrijfsvoering

Hieronder volgt een actualisatie van de paragraaf bedrijfsvoering zoals opgenomen in de begroting. 

Voor een vliegende start van onze nieuwe medewerkers is eind september een onboardingsapp gelanceerd waar alle relevante informatie voor nieuwe medewerkers gebundeld op 1 plek beschikbaar wordt gesteld. Deze wordt komende tijd verder aangevuld om de informatie zo compleet mogelijk te maken. We zijn tevens gestart met het in beeld brengen van de toekomstige personeelsbehoefte in het kader van de Strategische Personeelsplanning. Het betreft ontwikkelingen die binnen drie jaar invloed hebben op het werk binnen de teams. Daarnaast zijn de laatste voorbereidingen voor de start van de 1e fase van de implementatie HR21 in volle gang. Tot slot zat er in november een onderzoek in de organisatie gehouden worden rondom Inclusie & Diversiteit en worden er voor dit thema bewustwordingsbijeenkomsten gepland met het management.

 

Stand van zaken hybride werken
In september is de vierde verdieping opgeleverd. Thema van de vierde verdieping is “samenwerken en ontmoeten” als tegenhanger van het digitaal werken.  Je vindt er onder andere een projectruimte, een stand up ruimte, een grote vergaderzaal waar je met je team kunt vergaderen en een ruimte specifiek ingericht voor procesgericht werken. Daarnaast is er een huiskamer ingericht met een aantal spellen voor ontspanning. 

AV-middelen
Op dit moment wordt wel gekeken hoe we de verkregen middelen rond Audio Visuele middelen effectief en integraal kunnen inzetten in de verdere ontwikkeling rond het gebruik van de vergaderfaciliteiten.

Trouwzaal
Daarnaast is nu de trouwzaal heringericht met als doel weer digitale diensten rond het trouwen te kunnen leveren

Inmiddels zijn de domeinen over het tweede en derde kwartaal geïnformeerd over de aanbestedingskalender en mogelijke issues op aanbestedingsniveau. Hierin is opgenomen een prognose over 2023 m.b.t. onrechtmatigheidsrisico’s. De aangepaste ondertekeningsprocedure en de procedure van wensen & bedenkingen naar aanleiding van de nieuwe Financiële Verordening zijn opgenomen in de inkoopprocesbeschrijvingen.
Het proces van bestellen tot betalen wordt geïntegreerd in het nieuwe ERP-systeem. Dit betekent registratie van meerjarige inkoopcontracten, een verplichtingenadministratie en facturatieflow. Inkoop levert een bijdrage binnen het projectteam.
In verband met langdurig verzuim zal over geheel 2023 sprake zijn van inhuur. In samenwerking met een advocatenkantoor is voor de organisatie een kennissessie georganiseerd over inkoopopdrachten, subsidies en staatssteun. In het tweede kwartaal is een inkooptraining gegeven die ook gepland staat in het vierde kwartaal

Informatie voorziening P&C cyclus
Afgelopen jaar hebben we in samenspraak met de audit commissie bepaald hoe we een kwaliteitsslag in de p&c producten kunnen maken. In de meerjarenbegroting zijn al een groot aantal van deze verbeteringen doorgevoerd. Afgelopen jaar is het tijdig aanleveren van de p&c producten een issue gebleken als gevolg van een tekort aan personeel en personele wisselingen waardoor veel kennis in de organisatie verloren is gegaan. Daarnaast moeten de systemen worden doorontwikkeld. Voor het werven van personeel worden allerhande acties ondernomen. In de meerjarenbegroting is een krediet opgenomen voor de aanschaf van een nieuw financieel systeem zodat ook hier ook de gewenste verbeteringen kunnen worden doorgevoerd.

Treasury
Het treasury statuut is het afgelopen jaar herzien. Met het ontwikkelen van een liquiditeitsprognose is nog niet gestart als gevolg van de capaciteitsproblemen.

De verbeteracties vanuit de interne- en externe onderzoeken zijn in beeld gebracht. Op kort termijn worden de verbeteracties opgepakt die moeten bijdragen aan een efficiënt verloop van de jaarverantwoording 2023. De drie thema’s waar specifiek aandacht aan wordt besteed zijn grondexploitaties, inkomende subsidies en jaarrekeningtraject.