De lijst met verbeteracties bedrijfsvoering is dynamisch; er worden onderwerpen toegevoegd, maar ook afgerond. Via de voortgangsrapportages kan de gemeenteraad hier toezicht op houden.
Informatievoorziening P&C cyclus
De informatiewaarde voor de raad van de P&C instrumenten wordt periodiek besproken in de auditcommissie. De focus voor 2023 richt zich op het SMARTER formuleren van de doelstellingen die benoemd zijn in de begroting en de vertaling van het coalitieakkoord in de begroting. Deze vertaling kan mogelijk leiden tot een nieuwe programma-indeling van de begroting. Hierover gaan wij komend jaar met uw raad in gesprek.
Inkoop
In 2023 gaan we door met het verder professionaliseren van onze inkoopfunctie. Wij gaan de in 2022 beschreven processen opnemen in het zaaksysteem. Daarmee krijgen wij onze inkoop- en contractdossiers beter op orde en kunnen we beter sturen op een goede uitnutting en borging van onze inkopen.
Om op een goede manier uitvoering te kunnen geven aan de procesgerichte aanpak van onze inkopen hebben wij ook de inkooporganisatie hierop aangepast. 2023 zal worden gebruikt om te monitoren of de huidige formatie voldoende is of moet worden aangepast op een wijze waarmee wij naar verwachting in 2023 en verder kunnen doorgroeien naar een professionele inkooporganisatie.
In 2022 hadden wij het voornemen om het inkoop- en contractmanagementproces te ondersteunen met een geautomatiseerd systeem. Door een andere prioritering op het gebied van de I-sturing hebben we dit traject voor dit moment on hold gezet. Wij verwachten in 2023 weer verdere stappen op dit terrein te kunnen zetten.
Begrotingsrechtmatigheid
Vanaf 2023 is er sprake van een herziene financiële verordening als gevolg van wettelijke ontwikkelingen. De afwijkingsregels worden niet langer separaat vastgesteld, maar onderdeel van deze verordening. De beoordeling van de begrotingsrechtmatigheid wordt onderdeel van de collegeverantwoording via de rechtmatigheidsverantwoording.
Grondexploitatie
Het Meerjaren Programma Grondzaken (MPG) wordt uitgebreid met facilitaire grondexploitaties. In 2023 geeft deze dan ook meer inzicht in de eigen grondexploitaties van de gemeente, de samenhang ervan en lange termijn gevolgen. Hiermee worden wederom stappen gezet in de kwaliteitsverbetering die de komende tijd wordt doorgezet. Doel is om een blijvende kwaliteitsimpuls te geven aan de grondexploitaties en de rapportage daarover. Met de vastgestelde nota’s Grondbeleid 2022 en de daaraan gelieerde uitvoeringsnota’s Kostenverhaal en Erfpacht kan de gemeente de komende jaren slagvaardig aan de beleidsdoelen werken.
Verhuur en erfpacht
In 2023 gaan we door op de ingeslagen weg op het gebied van herziening van ons huurbeleid. Voor de gemeentelijke vastgoedportefeuille worden huurcontracten – op natuurlijke momenten - herzien en worden de huurprijzen daarbij minstens kostprijsdekkend of marktconform gemaakt. Waar dat kan wordt tevens gekeken naar het gelijktijdig realiseren van eventuele verduurzamingsmaatregelen. De software die in 2022 hiervoor in gebruik is genomen, helpt ons dit op een eenduidige wijze naar alle huurders toe te realiseren.
De Nota Grondbeleid 2022 en Erfpacht 2022 bevatten wijzigingen van het erfpachtbeleid van de gemeente, waarvan de meeste per 1 januari 2023 in werking treden. Verzoeken om verkoop bloot-eigendom of heruitgifte in eeuwigdurende erfpacht worden in 2023 dus met verwerking van de wijzigingen opgepakt. Verder zal in 2023 o.a. een gerichte behandeling worden uitgewerkt en in gang gezet van tijdelijke erfpachten die in 2025 aflopen en krijgen oude eeuwigdurende erfpachten met meestal een zeer lage jaarlijkse erfpachtcanon een aanbieding om de jaarlijkse betalingsverplichting af te kopen door betaling van een bedrag ineens (afkoopsom).
In overleg met de leverancier van het geautomatiseerde erfpachtsysteem wordt gekeken welke maatregelen daarin kunnen worden getroffen ter bevordering van de efficiëntie van het proces en de juistheid van de in het erfpachtsysteem opgenomen gegevens.
Subsidieverstrekkingen
Het in gang gezette traject om het subsidieproces te verbeteren wordt in 2023 voortgezet. Het proces subsidieverstrekkingen is inmiddels geborgd in een nieuw zaaksysteem.
In 2023 wordt de gebruikersvriendelijkheid van het proces (zowel intern als extern) verder verbeterd, zodat de efficiëntie en effectiviteit van de dienstverlening vergroot wordt. Ook wordt er een nieuwe subsidieverordening opgesteld waarin mogelijk enkele procesmatige wijzigingen vast worden gelegd.
Treasury
Wij zetten in op een verdere verfijning van de liquiditeitsplanning waardoor we tijdig inzicht hebben in onze verwachte rentelasten zodat we daar proactief op in kunnen spelen. Nu de marktrente voor het eerst sinds vele jaren weer in een stijgende trend terecht lijkt te komen, neemt het belang hiervan toe.
IT audit
De ervaringen met de overstap naar de externe service provider (Open Line) en het verder inzetten op het faciliteren van hybride werken in de organisatie zijn al eerder benoemd in dit hoofdstuk.
Daarnaast is er een bestuurlijk besluit genomen om Stroomopwaarts te ontvlechten van Vlaardingen. Ook dat vraagt om zorgvuldigheid op zowel het operationele als contractuele vlak met Open Line en de uittreding vanuit de achterblijvende primaire processen in Vlaardingen. Een deel hiervan zal ook nog in 2023 uitgevoerd moeten worden.
Procesmanagement
Het invoeren van procesgericht werken benoemd als een van de prioriteiten voor de komende jaren in het organisatieplan Vlaardingen Voortvarend. Een verantwoording van hoe dit tot nu toe verloopt, evenals de andere prioriteiten uit het organisatieplan, leest u in de 2e Voortgangsrapportage.
Risicomanagement
Door het identificeren en kwantificeren van risico's binnen een organisatie kunnen er maatregelen worden opgesteld om deze risico's te mitigeren. Dit continue proces moet onderdeel worden van de gehele organisatie. In 2022 is een kwaliteitsslag gemaakt in het kwantificeren van de financiële risico’s zoals terug te zien is in de paragraaf weerstandsvermogen. In 2023 worden aan de hand van de evaluatie hiervan vervolgstappen gezet. Daarnaast wordt in 2023 de nota risicobeleid vastgesteld en wordt de governance rondom o.a. frauderisico verder vormgegeven.
Sturing verbonden partijen
In het najaar van 2022 heeft uw raad de nieuwe Nota Verbonden Partijen aangeboden gekregen. Een nieuwe Nota was nodig vanwege de veranderende wetgeving omtrent verbonden partijen. In de nieuwe Nota wordt niet alleen het aangaan van samenwerkingsverbanden opgenomen maar eveneens de wijze van toezicht en sturing op de verbonden partijen en de rol die de gemeenteraad hierbij heeft.