Bestuur, Participatie en Dienstverlening

Toelichting financiële ontwikkelingen

Autonome ontwikkelingen 

Identity- en Accesmanagement
Dit is een noodzakelijke voorziening voor de beveiliging van ICT voorzieningen. Een centrale oplossing voor het geautomatiseerd aanvragen, toekennen en beheren van autoritaties van medewerkers die in- en uitdienst treden draagt ook bij aan het beheer van software licenties en een vermindering van onnodige accounts. Hiermee worden onnodige kosten vermeden. Met deze oplossing wordt een bijdrage geleverd aan het voldoen aan ICT beveiligingsrichtlijnen als NIS2 ( Network and Information Security 2) en BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid).

Prijsstijging applicaties
Binnen de wereld van ICT wordt de gemeente regelmatig geconfronteerd met prijsstijgingen die ver boven de reguliere CPB-index uitstijgen. Eenzijdig opgelegde stijgingen vanuit leveranciers van 20-40% zijn geen uitzondering. Daarom is het nodig dat de gemeente naast haar reguliere indexatie, 10% extra opneemt op het terrein van software licenties, abonnementen en diensten van providers. Het betreft bijvoorbeeld extreme verhogingen van Big-Tech leveranciers uit Amerika, zoals Microsoft, Oracle en VM-Ware. 

SIEM-SOC
Vanuit de optiek van Informatiebeveiliging is het belangrijk om onze IT-systemen te beschermen tegen cyberdreigingen. Het pro-actief kunnen reageren op (bijna-) incidenten en bedreigingen is meer en meer noodzakelijk geworden. Vlaardingen heeft ervaring met bedreigingen en aanvallen van onder andere Russische hacktivistische groepen. Deze aanvallen hebben we tot op heden kunnen afwenden, maar samenhang tussen bedreigingen en voorgekomen incidenten zijn moeilijk te constateren. Daarbij zijn er incidenten voorgekomen die niet of onvoldoende konden worden geïdentificeerd. Daarom is een optimale monitoring-, response- en rapportage-oplossing noodzakelijk (Ook wel Security Incident and Event Management  en Security Operations Center: SIEM/SOC genoemd). Het is belangrijk om te benadrukken dat het gebruik van een SIEM/SOC-oplossing een aankomende wettelijke verplichting is. Vanwege de NIS2-richtlijn (per augustus 2025 omgezet in de Cyberbeveiligingswet 2025) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheden (BIO 2.0) moeten gemeenten een SIEM/SOC-oplossing implementeren.

Formatie-uitbreiding 1 fte secretaris bezwaarschriftencommissie
De afgelopen jaren is het aantal bezwaarschriften structureel toegenomen (vorig jaar was sprake van meer dan een verdubbeling). Inwoners zijn steeds kritischer op besluiten van het bestuur en maken vaker gebruik van hun recht om bezwaar te maken. Het gebruik van A.I. maakt dat bezwaarschriften vaak ook uitgebreider en complexer zijn om op te besluiten. Deze ontwikkelingen zorgen voor een blijvende intensivering van de werkzaamheden voor de organisatie en maken dat de afhandeltermijn van bezwaarschriften is toegenomen. Evaluatie van het bezwaarschriftenproces heeft uitgewezen dat door sommige werkzaamheden ,die nu worden uitgevoerd door de vakinhoudelijke teams, onder te brengen bij het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie deze teams veel werk uit handen kan worden genomen. Om deze beweging structureel te verankeren wordt voorgesteld de formatie van team Juridische Zaken uit te breiden met 1 fte secretaris voor de bezwaarschriftencommissie. Daarmee ontstaat een robuustere bezetting van het secretariaat waarmee continuïteit, kwaliteit en procedurele zorgvuldigheid van de afhandeling van bezwaarschriften beter geborgd kunnen worden.

Formatieuitbreiding 1 fte procesafhandeling Woo-verzoeken
Het aantal ingediende verzoeken op grond van de Wet Open Overheid (hierna: WOO) is de afgelopen periode enorm gestegen. Er worden steeds vaker WOO-verzoeken ingediend als inwoners het niet eens zijn met besluiten van de gemeente en deze verzoeken beslaan ook langere periodes. Ook de omvang en complexiteit van de verzoeken is toegenomen, mede als gevolg van A.I. Dit maakt dat de beantwoording hiervan steeds ingewikkelder en arbeidsintensiever is geworden. Ook vergt dit bestuurlijke sensitiviteit, iets dat niet verwacht kan worden van de gehele organisatie, terwijl de verantwoordelijkheid voor juiste afhandeling van een WOO-verzoek bij het vakinhoudelijk team berust. Het behandelen van WOO-verzoeken wordt in de praktijk als lastig ervaren en neemt onevenredig veel tijd in beslag. Voorstel is om een WOO-coördinator bij team Juridische Zaken aan te stellen, die een aantal van de werkzaamheden uit handen van de teams kan nemen. Hierbij kan gedacht worden aan het opstellen van brieven, contact onderhouden met de verzoeker, documenten inventariseren en toetsen aan uitzonderingsgronden, anonimiseren, conceptbesluiten opstellen, coördineren bij teams overstijgende WOO-verzoeken en ondersteunen bij bezwaar- en beroepsprocedures. Daarnaast kan de WOO-coördinator een belangrijke rol spelen bij de actieve openbaarmaking.

Impact informatiewetgeving op archief- en informatiebeheer
De Europese digitale agenda — ook wel bekend als de Digital Decade — brengt een golf van nieuwe wet- en regelgeving met zich mee op het gebied van informatiebeveiliging, datadeling, digitale dienstverlening en informatiebeheer. Voor overheden geldt daarbij aanvullend herziene nationale wetgeving op het gebied van archivering en informatiebeheer. Voor overheden geldt bovendien de nieuwe Archiefwet: een fundamentele herziening van de eisen aan archivering en informatiebeheer.  Alle nieuwe Europese en nationale verplichtingen stellen één basiseis: de organisatie moet kunnen aantonen wat ze met informatie doet, hoe die informatie is beveiligd en waar die informatie zich bevindt nu en in de toekomst. Dat is precies waar informatie- en archiefbeheer over gaat: het structureel vastleggen, bewaren, ontsluiten en vernietigen van informatie op de juiste manier, op het juiste moment. Dit maakt het tot een autonome ontwikkeling: er is geen keuzevrijheid. De organisatie moet aan deze eisen voldoen, ongeacht beleidsprioriteiten of financiële ruimte.
Wie de informatiehuishouding niet op orde heeft, kan niet voldoen aan deze verplichtingen en dat raakt direct aan:
-        Rechtmatigheid: de organisatie handelt buiten de wettelijke kaders;
-        Informatiebeveiliging: je kunt niet beschermen wat je niet beheert;
-        Continuïteit: processen en dienstverlening komen onder druk;
-        Verantwoording: toezichthouders kunnen handhaven en sancties opleggen.
Deze koers sluit aan bij de lijn van de VNG en het Rijk. Mogelijkerwijs kunnen er in de toekomst door opleidingen en externe expertise meer kosten ontstaan.

Werkkostenregeling
Geconstateerd is dat het budget voor activiteiten die vallen onder de werkkostenregeling niet is meegegroeid met de groei van het personeelsbestand in de afgelopen jaren. Hierdoor is het beschikbare budget niet langer toereikend om deze activiteiten binnen de bestaande kaders te faciliteren. Daarom nemen we in de begroting 2027 extra middelen op, zodat het budget weer aansluit bij de huidige omvang van het personeelsbestand en de verwachte uitgaven.

Ombuigingen

Stadskantoor Westnieuwland sluiten op vrijdag voor personeel
Gezien het feit dat de kantoorbezetting op vrijdag op Westnieuwland minimaal is, kan het kantoorgedeelte op de vrijdagen gesloten worden. De baliefunctie op de begane grond blijft wel operationeel en huisvesting van team Toezicht & Handhaving blijft beschikbaar. Door middel van het inregelen/uitschakelen van het klimaatsysteem op betreffende verdiepingen kunnen er kosten worden bespaard. Hiervoor hoeven geen installatietechnische aanpassingen worden gedaan. Op deze dagen zal er ook geen gebruik gemaakt kunnen worden van de cateringfaciliteiten, hetgeen ook besparingen met zich meebrengt.

Verlagen budget representatie organisatie
We verlagen het budget voor representatie binnen de organisatie. De afgelopen jaren is gebleken dat niet het volledige beschikbare budget nodig is om invulling te geven aan representatieve activiteiten. Met een realistischer budget sluiten we beter aan bij het daadwerkelijke gebruik, zonder dat dit ten koste gaat van de noodzakelijke representatie namens de organisatie.

Verlagen frictiekosten
We verlagen het budget voor frictiekosten omdat we verwachten de komende jaren minder van deze middelen nodig te hebben. Frictiekosten zijn tijdelijke kosten die ontstaan wanneer de personele bezetting wordt aangepast, bijvoorbeeld bij het beëindigen van werkzaamheden, het begeleiden van medewerkers naar ander werk of het tijdelijk opvangen van personele gevolgen van organisatieveranderingen.

Efficiency opleidingsbudget (slimmer omgaan met budget)
Door het opleidingsbudget centraal te organiseren in plaats van te verdelen over afzonderlijke teams, ontstaat meer regie op de inzet van opleidingsmiddelen. Dit maakt het mogelijk om opleidingen en trainingen organisatiebreed af te stemmen, efficiënter in te kopen en meer gebruik te maken van collectieve, gratis beschikbare of (deels) gesubsidieerde opleidingsmogelijkheden, zoals via het A+O-fonds, het Rijk, VNG-Academie of andere samenwerkingspartners. Hierdoor worden middelen doelmatiger ingezet, wordt versnippering voorkomen en kunnen opleidingsuitgaven worden beperkt, zonder afbreuk te doen aan de ontwikkeling van medewerkers.

Aframen flexibele schil
We brengen het budget voor de flexibele schil verder terug. Dankzij onze inzet om meer grip te krijgen op formatie, bezetting en personele capaciteit, is onze verwachting dat het aframen van de flexibele schil mogelijk is. Met instrumenten zoals de P-monitor en capaciteitsmanagement krijgen we beter en tijdig inzicht in de beschikbare capaciteit en de behoefte daaraan. Hierdoor kunnen we gerichter bepalen wanneer externe of flexibele inzet nodig is en deze waar mogelijk beperken. 

Minder vergaderingen tijdens lunchtijd
We zetten erop in om vergaderingen waar mogelijk buiten de lunchtijd te plannen. Hierdoor is minder vaak een lunchvoorziening nodig en besparen we op de kosten voor lunches. Tegelijkertijd draagt deze werkwijze bij aan goed werkgeverschap. Een echte pauze biedt medewerkers de mogelijkheid om het werk kort te onderbreken, op te laden en afstand te nemen van het werk. Dit is belangrijk voor een gezonde werkdag en duurzame inzetbaarheid.

Aframen ongebruikt budget wijkbudgetten
De wijkmanagers hebben elk jaar per wijk/gebied een budget om bewonersinitiatieven met betrekking tot de verbinding en leefbaarheid te co-financieren. Hierop wordt vaak jaarlijks budget overgehouden. Dit was de afgelopen jaren gemiddeld € 30.000 per jaar. Het voorstel is om dit 2027 en 2028 in te zetten voor de ombuigingen. Voor 2029 en 2030 met € 20.000 omdat door toevoegen van woningen, zoals in de Rivierzone, er juist ook extra budget nodig is dus dat is niet handig op voorhand al weg te geven.

College van 6 naar 5 wethouders
Het nieuwe college is teruggegaan van 6 naar 5 wethouders. Hierdoor kan een deel van het salarisbudget vrijvallen.

Verlagen knelpuntenpot directie
Binnen de directie is er een knelpuntenpot om onvoorziene omstandigheden te kunnen dekken. Hier wordt structureel € 100.000 op overgehouden.

Nieuwe ontwikkelingen

Ontwikkeling dashboard dienstverlening
In 2027 wordt er ingezet op de verdere ontwikkeling van een integraal dienstverleningsdashboard. Op basis van de versterkte positionering van dienstverlening binnen de organisatie vanaf 2026, met het Klantinformatiecentrum als centraal punt, wordt hiermee een volgende stap gezet in de professionalisering. Het dashboard biedt inzicht in de prestaties en kwaliteit van de dienstverlening gemeente breed en ondersteunt de sturing op continue verbetering. Hiermee wordt een structurele basis gelegd voor data-gedreven besluitvorming binnen de gemeentelijke dienstverlening.

Portfoliomanagement
Om ondanks krimpende budgetten en een krappe arbeidsmarkt voor de stad de juiste dingen goed te doen op het juiste moment, is portfoliomanagement onontbeerlijk. Dit instrument leidt tot meer balans tussen ambities en uitvoeringsvermogen. Het zorgt voor meer grip en het vergroten van onze realisatiekracht. Het helpt te prioriteren en focus aan te brengen waardoor wij ondanks de schaarste toch zoveel als mogelijk van onze strategische doelen (waaronder het nieuwe coalitieakkoord) kunnen realiseren. Portfoliomanagement is onderdeel van Vlaardingen Voortvarend. Het budget betreft de portfolio-organisatie en de ontwikkeling en het  beheer van een digitale portfoliotool.

Personeelshandboek
Het Personeelshandboek voor medewerkers is vernieuwd om de arbeidsvoorwaarden beter te laten aansluiten bij de huidige manier van werken en de arbeidsmarkt. Daarbij zijn onder andere afspraken gemaakt over werken vanuit het buitenland en is de reiskostenregeling gemoderniseerd. De vernieuwde regelingen sluiten beter aan bij de huidige praktijk en ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Tegelijkertijd leiden de aangepaste arbeidsvoorwaarden tot hogere kosten voor de organisatie. 

Organisatieontwikkeling en terugdringen externe inhuur
In 2027 wordt geïnvesteerd in het op orde brengen van de HRM-basis, arbeidsmarktcampagnes en tijdelijke uitbreiding van recruitmentcapaciteit met drie recruiters (2 tijdelijke extra inhuur en 1 extra in dienst waarmee we in 2027 per domein een recruiter hebben), zodat vacatures die nu door externe inhuur worden ingevuld versneld kunnen worden omgezet naar vaste medewerkers in dienst. Daarnaast wordt gestart met een leiderschapstraject. In 2028 verschuift het accent naar het binden en behouden van medewerkers door verdere investeringen in leiderschap, talentmanagement en de professionalisering van procesgericht, projectmatig en programmatisch werken. Hierdoor worden niet alleen meer medewerkers aangetrokken, maar worden ook de voorwaarden gecreëerd om hen duurzaam voor de organisatie te behouden. Deze variant vraagt een investering van circa € 750.000 in 2027, gevolgd door circa € 500.000 in 2028 en € 250.000 in 2029. Daarna resteert uitsluitend het structurele budget voor de uitbreiding van de recruitmentformatie en arbeidsmarktcampagne, zodat voldoende capaciteit beschikbaar blijft om vacatures duurzaam in te vullen.

Capaciteitsmanagement
Een tijdelijke investering in capaciteitsmanagement is noodzakelijk om de afhankelijkheid van externe inhuur te verminderen en vacatures sneller en duurzamer in te vullen. Er is structureel € 160.000 nodig voor de inzet van twee extra recruiters en € 100.000  voor het vervolg geven aan onze arbeidsmarktcommunicatie. De extra capaciteit wordt ingezet voor het aantrekken en behouden van medewerkers, het versterken van de interne organisatie en het ontwikkelen van een organisatiebreed beleidskader voor externe inhuur. Hiermee ontstaat meer grip op capaciteit en personeelskosten en wordt de organisatie toekomstbestendiger. Deze maatregel sluit aan bij de op 29 januari 2026 aangenomen motie ‘Meer ambtenaren in loondienst’. In deze motie is het college verzocht om bij de meerjarenbegroting 2027-2030 met een concreet voorstel te komen voor het werven van meer vaste medewerkers, het binden en behouden van huidige medewerkers en het inzichtelijk maken van de daarvoor benodigde investeringen.

Coalitieakkoord

Grip op asiel- en arbeidsmigratie
We willen meer grip krijgen op het verblijf van arbeidsmigranten in onze gemeente en op de bijbehorende inkomsten uit verblijfsbelasting. Arbeidsmigranten die niet in de Basisregistratie Personen (BRP) staan ingeschreven, gaan toeristenbelasting (verblijfsbelasting) betalen.  De huidige capaciteit is onvoldoende om de regeling zorgvuldig te implementeren en uit te voeren. Daarom is er in 2027 extra inzet nodig van een tijdelijke projectleider en is aanvullend onderzoek nodig naar woningen waar mogelijk sprake is van verhuur aan arbeidsmigranten zonder BRP-inschrijving. De aanpak in 2027 moet leiden tot een goed beeld van de omvang en uitvoerbaarheid en daarmee tot een onderbouwde businesscase. Op basis daarvan kan voor 2028 en verder een goed onderbouwd voorstel worden gedaan voor de benodigde structurele middelen en de te verwachten opbrengsten. 

1 FTE Participatiecoach
Met de formatie-uitbreiding van 1 fte participatiecoach kan invulling worden gegeven aan het vastgestelde Uitvoeringsprogramma participatie 2025 met als doel het verhogen van draagvlak, de versterking van de participatiecultuur en het borgen hiervan in de kwaliteit van plannen en beleid. Dit door middel van het gesprek en samenwerken met de stad te stimuleren bij initiatieven, want participatie is een groot (democratisch) goed. 

1 FTE vergunningverlener evenementen
Om het verlenen van vergunningen voor evenementen te versnellen, is uit de ombuiging van het evenementenbudget (zie programma Kunst, Cultuur en Erfgoed) een formatie-uitbreiding van 1 FTE vergunningverlener evenementen gedekt. Met deze extra capaciteit kunnen vergunningaanvragen sneller en efficiënter worden behandeld en krijgen organisatoren eerder duidelijkheid over de mogelijkheden en voorwaarden voor hun evenement. Dit sluit aan bij de ambitie uit het coalitieakkoord om de dienstverlening aan organisatoren te verbeteren en het organiseren van evenementen eenvoudiger te maken.

Reserve verduurzaming/groot onderhoud
Deze reserve vervangt de reserve groot onderhoud gebouwen. Het oorspronkelijke doel van deze reserve is komen te vervallen, omdat er een voorziening onderhoud gemeentelijk vastgoed is vastgesteld. De reserve blijft echter bestaan voor de dekking van de kapitaallasten van verduurzamingsmaatregelen en als een risicobuffer. 

Reserve Hybride Werken 
Reserve ter dekking van de thuiswerkvergoeding die medewerkers van de gemeente elke 7 jaar ter beschikking krijgen gesteld om thuiswerkmeubilair te kunnen aanschaffen.

Voorziening Pensioenverplichting Wethouders
Voorziening om te kunnen voldoen aan de toekomstige pensioenverplichtingen van (ex)-wethouders. De voorziening en de jaarlijkse storting daarin wordt periodiek op actuariële basis verrekend. Onttrekking aan de voorziening betreft de uitkeringen van pensioenen en eventuele overheveling van pensioenverplichtingen.

Voorziening Verlofsparen
Als gevolg van de in 2023 gewijzigde CAO kunnen ambtenaren verlofdagen sparen om de in toekomst bijvoorbeeld eerder met pensioen te gaan. Hiervoor is een voorziening gevormd.

Voorziening Onderhoud gemeentelijk vastgoed 
Deze voorziening, die voorgeschreven is door het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording), dient ervoor de fluctuaties op te vangen in de jaarlijkse kosten die voortvloeien uit het Beheerplan Vastgoed (Meerjaren-onderhoudsplan). Jaarlijks wordt vanuit de exploitatie een dotatie gedaan. De gerealiseerde onderhoudskosten worden rechtstreeks ten laste van deze voorziening gebracht.

Voorziening RVU
Bij de Regeling Vervroegd Uittreden nemen medewerkers ontslag en volgt er een (maandelijkse) ontslagvergoeding die de ex-medewerkers in staat stelt om te overbruggen tot aan de AOW-leeftijd. Aangezien de ex-medewerker in die periode geen activiteiten voor de gemeente verricht, dient op 31 december een voorziening te worden getroffen voor de financiële verplichting die de gemeente tegenover de ex-medewerker en de fiscus heeft op basis van deze regeling.