Paragraaf Bedrijfsvoering

Grip op de organisatie

Binnen dit onderdeel zijn geen afwijkingen die toelichting behoeven.

In het kader van de motie “Werk maken van Werk” hebben verschillende ontwikkelingen plaatsgevonden om uitwerking te geven aan het vinden, boeien en behouden van het juiste personeel. Eind oktober 2023 is het project Arbeidsmarktcommunicatie (AMC) opgestart en is onze Vlaardingse slogan “Onze ambitie, jouw missie” vastgesteld. In de komende maanden zal de lancering van onze Vlaardingse Arbeidsmarktcampagne eerst intern en daarna extern worden gerealiseerd. De werving van een nieuwe groep trainees loopt met als doel 2 trainees per domein aan ons te binden. In maart hebben wij op de nationale carrièrebeurs gestaan om onze zichtbaarheid op de arbeidsmarkt te vergroten. Dit heeft gewerkt en heeft gerichte sollicitaties opgeleverd, welke nu in procedure zijn.   Vanuit recruitment is een werkgroep opgestart om verdere invulling te geven aan het binnenhalen van stagiaires. Op dit moment wordt de eerste stap gezet met het vormgeven van een training voor interne stagebegeleiders. In samenwerking met het leerplatform Studytube is de Vlaardingse Academie in januari live gegaan. Met de Vlaardingse Academie bieden wij onze medewerkers de ruimte om via een gevarieerd aanbod van trainingen en cursussen invulling te geven aan hun eigen ontwikkel- en leerbehoefte. Op dit moment ligt de registratiegraad van onze medewerkers binnen de Vlaardingse Academie op 47%, waar het landelijk gemiddelde op 40% ligt.

In december/januari heeft de evaluatie Hybride Werken via een enquête plaats gevonden. In maart zijn de resultaten gedeeld binnen de organisatie. De projectgroep is interventies aan het uitwerken op o.a. het gebied van trainingen hybride werken en verder verbeteren van hybride vergadermogelijkheden om het hybride werken verder te optimaliseren. Eind vorig jaar is er een belevingsonderzoek (nulmeting) gehouden onder medewerkers om te polsen hoe inclusief onze werkomgeving is. De resultaten zijn bekend en worden de komende weken in lunchbijeenkomsten gedeeld met onze medewerkers. Ook worden de voorbereidingen getroffen om het tweede medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) uit te zetten in de maand juni. Met als doel om te meten hoe het met de glimlach van onze medewerkers staat ten opzichte van het eerder uitgevoerde MTO in 2022. Daarnaast is voor een vliegende start van onze nieuwe medewerkers een onboardingsapp gelanceerd waar alle relevante informatie voor nieuwe medewerkers gebundeld op 1 plek beschikbaar is gesteld. De komende periode wordt er gewerkt om deze app verder aan te vullen, met o.a. instructies voor de verschillende systemen vanuit Informatiemanagement en Facilitaire Dienstverlening, om de informatie steeds verder compleet te krijgen. Daarnaast loopt de verdere uitwerking van het in beeld brengen van de toekomstige personeelsbehoefte en de laatste voorbereidingen voor de start van de 1e fase van de implementatie HR21. Als laatste worden er voorbereidingen getroffen voor een aanbesteding externe inhuur in verband met het aflopen van ons huidige contract met de broker.

Binnen dit onderdeel zijn geen afwijkingen die toelichting behoeven.

I-sturing
In het programma I- sturing zijn wij de volgende fase gestart.  Naast het beschrijven van de processen kijken wij nu naar het toekomstbesteding  inrichten en organiseren van het -Domein als geheel. Hiervoor worden sturings- en inrichtingsprincipes benoemd en functievelden geïnventariseerd. In de tweede helft van dit jaar zal dit landen in een uitgewerkt sturings- en inrichtingsontwerp waarbij het mens volgt werk principe gehanteerd zal worden.

Informatiemanagement en data
In het eerste kwartaal is ons informatie beleid geactualiseerd en is de gemeenteraad via een raadsinformatieavond meegenomen in de ontwikkelingen en uitdagingen die de komende jaren op ons afkomen. De plateauplanning met een financiële uitwerking is gemaakt. Dit geeft een duidelijk beeld van de noodzakelijke investeringen  en kosten. Dit is voor ligt ter verdere besluitvorming.
De raad  heeft in de raadsinformatieavond uitgesproken zelf ook meer data gestuurd te willen werken. Hiervoor wordt aan de hand van actuele casuïstiek beleid beschreven om dashboard en monitoren breder beschikbaar te stellen en wordt in samenspraak met de beleidsafdelingen door business consultancy gewerkt aan het in kaart brengen van de sturingsinformatie. 
Op verschillende dossiers wordt actief gewerkt aan verbeteren van ons data fundament. Voor belangrijke bedrijfsvoeringinformatiesystemen ( o.a. samenwerkingsomgeving, financiën, BRP)  werken wij aan aanbestedingen en implementatie. Hierbij zijn de geactualiseerde kaders en richtlijnen van ons beleid leidende principes. 

Informatiebeveiliging
Binnen dit onderdeel zijn geen afwijkingen die toelichting behoeven.

Privacy
Binnen dit onderdeel zijn geen afwijkingen die toelichting behoeven.

Bewustwording Informatiebeveiliging en Privacy 
Binnen dit onderdeel zijn geen afwijkingen die toelichting behoeven.

De gemeente Vlaardingen is eigenaar, hoofdhuurder, verhuurder en gebruiker van een uiteenlopende vastgoedportefeuille. Deze bestaat per 1 januari 2024 uit ca. 85 gebouwen en objecten voor maatschappelijke functies, zoals eigen dienstgebouwen, sportaccommodaties en gebouwen voor welzijn, cultuur en onderwijs. De gemeentelijke vastgoedportefeuille ligt verspreid over de gehele stad.
Voortdurend werken we aan de uitdagingen die de veranderende wereld stelt aan het vastgoed en aan de vastgoedorganisatie. Het vastgoedmanagement en het op te stellen vastgoedbeleid hebben een overlap met het maatschappelijk voorzieningenbeleid, sportbeleid, onderwijsbeleid, cultuur- en erfgoedbeleid en de nota grondbeleid. Dit alles wordt beïnvloed door interne en externe trends en ontwikkelingen.
Tot op heden was er geen vastgesteld vastgoedbeleid. In 2024 zal er een vastgoedbeleid worden opgesteld. Bij de implementatie van dit vastgoedbeleid, wordt rekening gehouden met de dienstverleningsdoelstellingen zoals genoemd in de visie op de Dienstverlening: betrouwbaar, bereikbaar en betrokken.
Onderdelen welke deel zullen uitmaken van dit beleid zijn:
•    Kader 1 – Corebusiness vastgoed
•    Kader 2 – Toepassen van verkoopvoorwaarden
•    Kader 3 – Verhuur kostendekkend of marktconform
•    Kader 4 – Vastgoedbeheersysteem
•    Kader 5 – Maatschappelijke voorzieningenbeleid
•    Kader 6 – Leegstandsbeheer
•    Kader 7 – Aankopen strategisch vastgoed
•    Kader 8 – Transparante vastgoedportefeuille
•    Kader 9 – Duurzaamheid
•    Kader 10 – Grondverhuur

 

In 2021  heeft de Raad het Beheerplan Gemeentelijke Gebouwen 2021-2030 vastgesteld. Dit Beheerplan was gebaseerd op de Meerjaren onderhoudsplan  (MJOP).Herijking van het Beheerplan vind één maal per vier jaar plaats. Daarom zijn er in de afgelopen periode nieuwe MJOP’s opgesteld op basis waarvan in 2024 een nieuw Beheerplan wordt opgesteld, 

Het doel van het Beheerplan is het vastleggen van de wijze waarop de gemeente invulling geeft aan het beheer en onderhoud van haar gebouwen. Hierdoor wordt ook duidelijk hoe het beleid doorwerkt naar de uitvoering, zoals de interventieniveaus, de inspecties, de onderhoudsstrategie en de prioritering. Het beheerplan een dynamisch document en een beleidsdocument (vastgoedbeleid) is en maakt de vertaalslag van beleid en wet- en regelgeving naar operationeel beheer.  Het MJOP is meerjarig planmatig onderhoud opgenomen.   

Binnen dit onderdeel zijn geen afwijkingen die toelichting behoeven.

Binnen dit onderdeel zijn geen afwijkingen die toelichting behoeven.

Binnen dit onderdeel zijn geen afwijkingen die toelichting behoeven.

Binnen dit onderdeel zijn geen afwijkingen die toelichting behoeven.