Paragraaf Bedrijfsvoering

We willen een organisatie zijn, waarin de focus ligt op de stad. De maatschappelijke vragen en opgaven in onze stad zijn complex en divers. De aanpak daarvan vraagt om een daarbij passende wijze van werken en soms andere vaardigheden van management en medewerkers. Voor de organisatie is het van belang om ‘in control’ te zijn.
Vanwege de groter wordende vraagstukken en opgaven, hebben we begin 2021 een nieuwe sturingsfilosofie opgesteld. Daarnaast hebben we de organisatiestructuur aangepast naar een proces-opgavenmodel. De per september 2021 gestarte concerndirectie gaat verder vormgeven aan deze ontwikkelingen.
Om verder ‘in control’ te komen en te blijven wordt gewerkt aan het optimaliseren en vastleggen van processen, het beveiligen van informatie en het borgen van de begrotings- en inkooprechtmatigheid. Daarnaast wordt gekeken hoe de kwaliteiten van medewerkers het best tot hun recht komen.

Organisatieontwikkeling
Waar op afstand werken in 2020 nog van tijdelijke aard leek te zijn, is er inmiddels een structurele vorm van hybride werken de nieuwe realiteit voor medewerkers waarbij de functie dit toelaat. De norm hierbij is dat 40% op kantoor wordt gewerkt en 60% thuis/elders. Het hybride werken wordt projectmatig opgepakt, waarbij medewerkers breed uit de organisatie vertegenwoordigt zijn in verschillende werkgroepen met continu focus voor het welbevinden van de medewerkers.
In het begin van 2021 zijn de sturingsfilosofie (5 sturingsprincipes) en de 4 kernwaarden vastgesteld. Een gevolg hiervan is de wijziging van de organisatiestructuur naar een proces-opgavemodel. De invulling hiervan is in volle gang en de (nieuwe) directie en de medewerkers geven verder vorm aan de sturingsprincipes en onze kernwaarden.

Investering in medewerkers en beheersing kosten van extern ingehuurd personeel
Om de kosten van externe inzet te reduceren is per functie een strategie bepaald of er intern mogelijkheden zijn om medewerkers op te leiden of hoe deze vacature succesvoller te kunnen vervullen. De nieuwe wervingscampagnes en de opleidingstrajecten hebben geleid tot een reductie van de externe inzet. Deze interventies worden gecontinueerd, geëvalueerd en geoptimaliseerd zodat de focus hierop scherp blijft. In oktober 2021 zijn 9 structurele functies die door externe inzet werden vervuld vervangen door invulling middels een dienstverband bij de organisatie. Externe inhuur op structurele functies wordt vooral gebruikt als overbrugging van de wervingsperiode, bij moeilijk te vervullen functies of wanneer nog onvoldoende duidelijk is hoe de functie in de toekomst het best kan worden ingevuld, dit gelet op ontwikkelingen in de organisatie. Om de continuïteit te waarborgen is derhalve (specialistische) externe inzet nodig. De genoemde focus op externe inzet op structurele functies draagt eraan bij dat de gemiddelde duur van de inhuur wordt verkort.
Het actief oppakken van strategische personeelsplanning (SPP) heeft meer inzicht opgeleverd betreft de kwalitatieve en kwantitatieve personeelsinzet, zodat de strategische doelen gerealiseerd worden en de ambities waargemaakt. Deze methodiek helpt ook om knelpunten op termijn te voorspellen, te voorkomen en op te lossen. SPP maakt het personeelsbestand inzichtelijk door o.a. een weergave te geven over bijvoorbeeld wanneer en waar in de organisatie medewerkers vertrekken vanwege het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. Verder brengt SPP in kaart wat cruciale/ kritieke processen met het oog op continuïteit zijn, wat de loopbaanmogelijkheden zijn, welke ontwikkelingen op het vakgebied invloed kunnen hebben, of de talenten voldoende ingezet worden en welke vacatures moeilijk vervulbaar zijn. Er wordt per team, per portefeuille en organisatie breed in Q4 een analyse gemaakt over de uitkomsten.

Aantrekken en behouden van het juiste talent
Wij geloven in duurzame retentie en een activerend en inclusief arbeidsmarktbeleid, waarbij we ontwikkeling blijven stimuleren en investeren in elkaar en de toekomst. De gemeente Vlaardingen heeft uitgesproken gelijke kansen voor iedereen in de organisatie te bevorderen en te blijven streven naar inclusiviteit en diversiteit. Hiertoe zijn twee concrete doelstellingen geformuleerd, te weten: 1) een wervingsstrategie en wervingskanalen die gericht zijn op kansengelijkheid en het uitdragen hiervan in de arbeidsmarktcommunicatie en vacatureteksten. En 2) het stimuleren van diversiteit en het bewustzijn hiervan op werkvloer door inclusie en diversiteit zoveel mogelijk te integreren in opleidings- en ontwikkeltrajecten, trainingen en bijeenkomsten. Het opgestelde actieplan Inclusie en Diversiteit, welke is gevolgd na de ondertekening charter Diversiteit, sluit hierop aan. In dit plan zijn concrete actiepunten opgenomen met betrekking tot werving- en selectie-aangelegenheden om een samengesteld personeelsbestand te bevorderen.
Het huidig opleidings-/trainingsaanbod wordt continu afgestemd op de behoefte van de medewerkers en de organisatie. Het aanbod wordt zowel collectief en individueel aangeboden, zodat de medewerkers en onze organisatie wendbaar en weerbaar kunnen blijven.

Ziekteverzuim
Met betrekking tot de risicobereidheid is een verzuimdoel vastgesteld op 5,5% Inmiddels is het verzuimpercentage onder het verzuimdoel, te weten 5.2% (peildatum 1-10-2021). Het verzuim wordt tweemaandelijks beschouwd via de managementrapportage in het concerndirectieteam, hiermee worden risico’s geïdentificeerd. Deze beschouwing zorgt voor een gezamenlijk eigenaarschap en het monitoren waar er re-integratiekansen zijn. Het risico op verzuim wordt gemanaged door inzetbaarheid onderdeel uit laten maken in het gesprek tussen de medewerker en diens leidinggevende.

Personeelsbegroting
Zoals bepaald in het ombuigingsvoorstel wordt een ombuiging van 1% van de loonsom bezuinigd oplopend tot 4% van de totale loonsom in 2024. Door het hanteren van kwalitatieve en kwantitatieve data en SPP analyses kunnen we sturen op 1% besparing op de loonkosten. Deze taakstelling is volledig in de meerjarenbegroting verwerkt. Zoals genoemd vraagt om flexibele inzet van medewerkers en management waarbij inzet op andere terreinen wenselijk kan zijn. Het proces/opgavegericht werken geeft hierbij de mogelijkheid om dit goed te kunnen organiseren.

 

Privacy en informatieveiligheid

Informatiebeveiliging
Begin dit jaar zijn de zelfevaluaties over 2020 afgerond. De bevindingen hieruit, heeft geleid dat de focus vooral gelegen heeft op het gebied van DigiD. Er is inmiddels een nieuwe koppeling actief en de dienstverlening loopt als vanouds. De audit over de nieuwe koppeling wordt nu uitgevoerd om ook in het kader van ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) te voldoen aan de gestelde eisen.
ENSIA over 2021 is momenteel in volle gang en de zelfevaluaties worden binnen de diverse domeinen besproken en ingevuld. De voorgang verloop soepel en zal tijdig (voor 31december) zijn uitgevoerd. De invulling van de BIO-maatregelen (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) uit het rekenkamerrapport worden getoetst aan ENSIA en aldaar in verwerkt.
Procedures voor toegangscontrole, het verbeteren van de weerbaarheid van het interne netwerk, krijgt gestalte. Getuige het feit dat de gemeente twee grote DDOS aanvallen binnen korte tijd heeft kunnen weerstaan. Segmentatie van het interne netwerk en een (veilige) herziening van het interne Wifi -netwerk hebben plaatsgevonden. Delen zijn inmiddels gereed, en waar nog noodzakelijk voortgang wordt gemaakt om in voorbereiding van de overgang naar “de Cloud”, gereed te zijn. Koppelingen en veiligheidsissues rondom externe locaties (bijvoorbeeld het havenkantoor als back-up locatie) zijn geïnventariseerd en de aanpak wordt nader beschreven.
Documenten en procedures rondom Bedrijfscontinuïteit zijn momenteel onderhanden en er is een vast overlegorgaan ingesteld wat de voorloper is van het verder uit te werken Cybercrisis- of Security Expert team.

Privacy
Verouderde en verlopen verwerkersovereenkomsten zijn dit jaar vernieuwd om aan de privacy eisen van de gemeente en het VNG model te voldoen. Als een externe partij persoonsgegevens voor de gemeente Vlaardingen verwerkt wordt hier altijd een duidelijk doel en grondslag voor geformuleerd. De externe partij zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens goed te beveiligen. Dit wordt door de gemeente en de externe partij in de verwerkersovereenkomsten vastgelegd.
In de interne processen en informatiesystemen van de gemeente zijn ook verbeteringen doorgevoerd om verder aan de AVG wetgeving te voldoen. Alle verwerkingen van persoonsgegevens zijn getoetst door middel van een Data Protection Impact Assessment (DPIA) om privacy risico’s in kaart te brengen en passende beveiligingsmaatregelen toe te passen. Alle verwerkingen van persoonsgegevens zijn hierbij geregistreerd in het verwerkingsregister van de gemeente om overzicht te behouden.
Het proces omtrent het melden van datalekken is verbeterd en efficiënter gemaakt voor medewerkers om te garanderen dat kritische datalekken binnen de wettelijk gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). In 2021 zijn er tot nu toe binnen gemeente Vlaardingen 8 datalekken vastgesteld. Geen van deze datalekken zijn bij de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld omdat het datalek geen risico vormde voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. Denk hierbij aan een e-mail met een foutieve geadresseerde of een foutief document die richting een inwoner is verstuurd. Alle betrokkenen zijn hierbij op de hoogte gesteld van het datalek en er zijn maatregelen getroffen om de risico’s te beperken.

Informatie en data
Ten behoeve van de programma’s optimalisatie dienstverlening, Omgevingswet (en Digitaal Stelsel Omgevingswet) en toekomstige ontwikkelingen is er een nieuwe moderne integrale informatievoorziening gebouwd. De processen voor o.a. de Omgevingswet en het programma optimalisatie dienstverlening worden nu gerealiseerd in deze nieuwe omgeving.
In 2021 is de basis gelegd voor het datawarehouse dat nu verder wordt uitgebreid met diverse data bronnen zodat we op basis van data, meerdere onderwerpen kunnen onderbouwing. Door deze ontwikkeling zullen er ook verschillende monitoren beschikbaar komen die een bijdrage leveren aan de beleidsvraagstukken.

Met ingang van 1 januari 2021 is het nieuwe team inkoop van start gegaan. In de afgelopen periode heeft men zich vooral gericht op het vormgeven van dit team en de samenwerking binnen de organisatie. Naast begeleiding bij Europese en nationale aanbestedingen kan inkoop nu ook door de organisatie om advies gevraagd worden bij meervoudig onderhandse aanbestedingen. De functie van contractbeheerder is inmiddels ingevuld en er vindt momenteel een uitgebreide inventarisatie van de lopende contracten plaats. Het doel hiervan is om deze contracten centraal te registreren en beschikbaar te stellen, waardoor een beter zicht bestaat op de inkopen gemeente-breed en de contracten die er zijn. Ook is er een contractadviseur aangesteld met als doel de organisatieonderdelen te adviseren op het gebied van contractbeheer en contractmanagement en het analyseren van de bestaande contractportfolio. Momenteel is de aanschaf van een nieuw inkoop en contractmanagementsysteem in voorbereiding, waarmee de inkoop en het contractmanagement in 2022 verder geprofessionaliseerd kan worden.

 

Interne controle en rechtmatigheid
De wetgeving voor de rechtmatigheid is een jaar vertraagd, deze zal vanaf het verslagjaar 2022 in werking treden. In 2021 worden de eerste ervaringen opgedaan met een pilot rechtmatigheid, waarvan de uitkomsten begin 2022 worden gedeeld. De Verbijzonderde Interne Controle richt zich in 2021 nog met name om inzicht te geven over de rechtmatigheid binnen de financiële processen. Op basis van het inzicht worden verbeteringen voorgesteld, er wordt geen verklaring opgesteld. Over het verslagjaar 2021 onderzoekt de accountant de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. De uitslag van het onderzoek wordt weergegeven in een controleverklaring.

Procesmanagement
Gemeente Vlaardingen ontwikkeld zich naar een proces en opgave gericht organisatie. Om procesgericht te werken worden momenteel de randvoorwaarden uitgewerkt. Deze uitwerking richt zich enerzijds op kennis en kunde vergroten en anderzijds op inzetten van professionele capaciteit op procesmanagement en de inzet op de rollen binnen procesgericht werken.

Betaaltermijnen
De werkelijke gemiddelde betaaltermijn bedraagt momenteel 13 dagen en verloopt daarmee nagenoeg overeenkomstig de gestelde norm van 12 dagen.

Sturing verbonden partijen
In april en mei jl. zijn de begrotingen van de verbonden partijen ontvangen. Door het college zijn deze geclusterd aan de gemeenteraad aangeboden. Door middel van een oplegnotitie in de vorm van een raadsmemo is een samenvatting aangeboden van de verschillende begrotingen. Eveneens is op hoofdlijnen aangegeven welke effecten van corona we zien bij de diverse verbonden partijen. Op deze manier proberen we de behandeling van de zienswijzen op de verbonden partijen te verbeteren en zowel college als raad meer in positie te brengen.
In breder perspectief is te melden dat dit voorjaar de nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regelingen door de Tweede Kamer is goedgekeurd. Op het moment van schrijven wordt de wet in de Eerste Kamer behandeld. De wet geeft de gemeenteraad meer instrumenten om sturing te geven op verbonden partijen.
Daarnaast is door de griffie en de auditcommissie een MVS-regionale bijeenkomst georganiseerd over sturing op verbonden partijen. In deze bijeenkomst is gesproken over risicosturing op verbonden partijen en over regionale samenwerking in sturing op verbonden partijen.
Zowel de komst van de nieuwe wet als de inzet van nieuwe instrumenten als risicosturing vraagt om een herijking van de huidige notitie werkwijze verbonden partijen.

Monitoren verbeteracties
Zowel de externe als interne controle hebben geleid tot constateringen. Hierover is advies gegeven. Deze adviezen dienden ter verbetering van de bedrijfsvoering binnen de gemeente. De opvolging en uitwerking van deze adviezen zijn van belang voor de ontwikkeling van de processen. Door verbeteringsacties in te zetten, kunnen onrechtmatigheden worden voorkomen. In 2021 ligt de focus op onderstaande verbeteracties, waarvan wij u onderstaand op de hoogte brengen van de stand van zaken.

Begrotingsrechtmatigheid

De acties begrotingsrechtmatigheid te borgen lopen op schema. Er vinden maandelijks budgetgesprekken plaats tussen de budgethouders en team Financiën. Maandelijks wordt gecontroleerd of alle raadsbesluiten tot aanpassing van de begroting juist en volledig zijn verwerkt in het financiële systeem.

Grondexploitaties

De nota grondbeleid wordt in het najaar 2021 aangeboden voor besluitvorming. We blijven de afwegingen en controles bij het opstellen en actualiseren van grondexploitatieberekeningen vastleggen.

Inkoop en aanbesteding

Voor de ondernomen acties verwijzen wij naar de bovenstaande toelichting onder het kopje 'Inkoop'.

Verhuur en erfpacht

De nota grondbeleid wordt in het najaar 2021 aangeboden voor besluitvorming. We blijven de afwegingen en controles bij het opstellen en actualiseren van grondexploitatieberekeningen vastleggen.

Subsidieverstrekkingen

De organisatie past de autorisatie aan  aan de rollen binnen het proces van subsidieverstrekking. De subsidie coördinator toetst de werking van het proces op juistheid en volledigheid. 

IT-audit

We werken aan een nieuwe I-regieorganisatie. Security, Identity- en accessmanagement maken hier onderdeel van uit. Binnen de regieorganisatie wordt het beleid op logische toegangsbeveiliging, autorisatie en changemanagement professioneel opgepakt en geïmplementeerd.

- Logische toegangsbeveiliging is voor de belangrijkste wettelijke systemen goed ingeregeld( DigiD, SuWi,BRB). Bij de overige applicaties word momenteel beschouwd of de functies en de rechten juist ingericht zijn. 

- Autorisatie: bij veel systemen wordt nu een sterk wachtwoord technisch afgedwongen en moet deze periodiek (2 maanden) gewijzigd te worden. Ook staat het maken van een sterk wachtwoord vermeld in de gedragscode van medewerkers. Periodieke wijziging van wachtwoord en het hanteren van een sterk wachtwoord wordt momenteel onderzocht. Het afdwingen van een sterk wachtwoord en periodieke wijziging vindt plaats van de algemene user accounts en bij de applicaties waarvoor we geen gebruik kunnen maken van single sign-on. In samenwerking met de cloudpartner zal begin 2022 nader beleid opgesteld worden voor autorisatie in bredere zin.

- Changemanagement: er wordt momenteel een testbeleid opgesteld die procedures toelichten rond de testomgeving, acceptatieomgeving en productieomgeving. Ook wijzigingsbeheer wordt hier in opgenomen. In het kader van de Cloudmigratie worden de testprocedures nader uitgewerkt en gebruikt voor de validatie van de overgang naar de cloud. Deze procedures vormen daarna de basis voor standaard processen rond testen van applicaties.