Bestuur, participatie en dienstverlening

Terugblik

Terug naar navigatie - Terugblik

Om betere dienstverlening te kunnen aanbieden aan onze inwoners, ondernemers en instellingen moet de interne organisatie op orde zijn. Daarom is in 2020 het programma 'optimalisatie dienstverlening' opgezet. Eén van de hoofddoelen van het programma is het realiseren van een groot aanbod van optimaal gedigitaliseerde producten en diensten met behulp van een goed ingericht zaaksysteem, in combinatie met een goed gevuld 'datawarehouse' (veilige opslag van alle relevante gegevens). Dit zorgt aan de ene kant voor optimale, gemakkelijke en eenvoudige dienstverlening voor de inwoners en ondernemers van Vlaardingen en aan de andere kant voor goede regie en coördinatie van de gemeentelijke organisatie.

Het vergroten van ons aanbod aan optimaal gedigitaliseerde producten en diensten sluit goed aan bij de behoeftes die er in de stad leven als gevolg van de coronapandemie. De behoefte aan het digitaal kunnen regelen van zaken is sterk toegenomen. Dat blijkt uit de statistieken van contactmomenten: baliecontacten namen sterk af in 2020 en de telefonische en digitale contacten namen toe.

Eén van de manieren om onze digitale dienstverlening continu te verbeteren is het optimaliseren van processen. Hier hebben wij in 2020 op ingezet. Deze stap was ook nodig om het nieuwe zaaksysteem in te richten. Met het nieuwe zaaksysteem gaat de gemeentelijke organisatie procesgericht werken en krijgen inwoners van Vlaardingen door betere gegevensontsluiting onder andere beter inzage in de status van de aangevraagde producten en diensten via de Persoonlijke Internetpagina (PIP). In de  het voorjaar van 2020 is als gevolg van de Covid 19 pandemie de focus komen te liggen op het ondersteunen van digitaal samenwerken. Hierdoor zijn geplande  projecten waaronder de implementatie van het zaaksysteem, vertraagd of uitgesteld. . Het gevolg hiervan is dat geplande investeringen niet hebben plaatsgevonden. Een ander gevolg van het digitaal samenwerken is minder gebruik van de bedrijfsruimten. Om deze reden is facilitaire dienstverlening in 2020 afgeschaald naar een minimumniveau. Hierdoor hebben geplande werkzaamheden niet plaatsgevonden.

Ook een schone, hele en veilige omgeving werd belangrijker voor de Vlaardinger, die door de maatregelen van het RIVM werd teruggeworpen op zijn eigen omgeving. Dat uit zich in een aanzienlijke groei van het aantal meldingen openbare ruimte (van 19.500 naar 24.500).

Omgevingswet
In 2020 is landelijk besloten de invoering van de Omgevingswet te verplaatsen naar 1 januari 2022. De maatregelen rondom het coronavirus in combinatie met de toch al flinke opgave maakte het onmogelijk voor alle betrokken partijen om zich voldoende voor te bereiden. Ondanks deze wijziging van de invoeringsdatum is het afgelopen jaar hard gewerkt aan de implementatie van de Omgevingswet.

We zijn daarmee op koers gebleven om per 1 januari 2022 te voldoen aan de wettelijke eisen die de Omgevingswet bij de inwerkingtreding aan de gemeente stelt. Ook na de recente verschuiving van de invoeringsdatum naar 1 juli 2022 wordt deze datum als mijlpaal aangehouden voor de implementatie van de nieuwe wet. Om straks binnen de gestelde termijnen vergunningen te kunnen verlenen zijn werkprocessen aangepast en opnieuw beschreven. Om aan te kunnen sluiten op het nieuwe landelijk digitaal stelsel DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet) zijn ICT-programma’s geselecteerd en aangeschaft. Tot slot hebben medewerkers verschillende trainingen en cursussen met het oog op de Omgevingswet gevolgd en zijn bestuurlijk de thema’s dienstverlening, omgevingsplan en omgevingsvergunning toegelicht in de raadswerkgroep Omgevingswet.

In 2020 zijn bepaalde kosten niet gemaakt. De reden hiervoor was tweeledig. Een deel was gereserveerd voor een in- en extern communicatietraject rondom de inwerkingstredingsdatum van 1 januari 2021. Door de verschuiving van de invoeringsdatum zijn deze kosten het afgelopen jaar niet gemaakt. Een ander deel was gereserveerd voor de inhuur van externe expertise voor ondersteuning op de wettelijke vereisten die de Omgevingswet bij de inwerkingtreding stelt. Door de coronamaatregelen zijn activiteiten uitgesteld. Om in 2022 aan de wettelijke vereisten van deze nieuwe wet te voldoen is het noodzakelijk dat die activiteiten dit jaar worden uitgevoerd. Daarom is in de 2e voortgangsrapportage 2020 voorgesteld het resterend budget over te hevelen naar dit jaar.

Regionale samenwerking
Regionale samenwerking vindt plaats op tal van terreinen, in uiteenlopende vormen en vanuit verschillende motieven. Gemeenten zoeken zeker in de laatste jaren, mede ingegeven door de decentralisaties op het sociaal domein, de samenwerking met andere gemeenten in de regio. Samenwerking werkt alleen écht als er sprake is van een attractieve agenda. Attractief is een agenda die individuele belangen van betrokkenen gedeeld maakt. Een agenda geeft gedeelde richting aan de inspanningen van betrokkenen, maar beweegt ook mee met hoe partijen zich ontwikkelen. In 2020 heeft het college zich, samen met de gemeenteraad en de organisatie, georiënteerd op de meest effectieve vormen van regionale samenwerking.

Het is van essentieel belang dat inwoners en bedrijven vertrouwen krijgen en houden in een bestendig en robuust bestuur van de stad. De huidige politieke realiteit laat zien dat er gebouwd moet worden aan dit vertrouwen. De focus lag (en ligt voor een deel) te veel op de interne strubbelingen en te weinig op de opgaven in onze stad. Een herstel van het vertrouwen in de lokale politiek en het stadsbestuur moet in 2021 verder worden ingezet. Dit vraagt commitment van alle betrokkenen. 

Voortgang nieuw beleid

Terug naar navigatie - Voortgang nieuw beleid

We investeren veel: in scholen, woningen en wegen enz. Allemaal met een ambitie op duurzaamheid. We willen deze investeringen, daar waar mogelijk, koppelen aan subsidieregelingen. Hierdoor hopen we de investeringslast voor de gemeente Vlaardingen te verlagen. Het is noodzakelijk om vooraf bestedingsruimte vrij te maken om actief te kunnen participeren in het verkrijgen van de subsidies.

Beleidsnota's

Terug naar navigatie - Beleidsnota's
Beleidsnota's Jaar
Vasthouden en versterken van gebiedsgericht werken: van meepraten naar meedoen, plan van aanpak 2013
Programma Participatie: van meepraten naar meedoen 2015
Sturen op ontwikkeling: Ramen en deuren open (2015, geactualiseerd 2018) 2018
Beleidsplan Vrijwillige inzet in Vlaardingen: van dienstverlening naar serviceverlening 2016

Wat willen we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat willen we bereiken?

Ambitie 1 – Bestuur en participatie

Terug naar navigatie - Ambitie 1 – Bestuur en participatie

a. Vlaardingers hebben maximaal ruimte om verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen situatie, hun buurt en onze stad. De gemeente treedt initiatieven uit de samenleving positief tegemoet en ondersteunt deze actief.
b. De betrokkenheid van Vlaardingers bij de politiek wordt versterkt. Bewoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties worden op een vernieuwende manier betrokken bij besluitvorming.

Zo gaan we dat doen

Ambitie 2 - Dienstverlening

Terug naar navigatie - Ambitie 2 - Dienstverlening

a. De gemeente Vlaardingen werkt samen met haar inwoners, ondernemers en instellingen aan eigentijdse dienstverlening en speelt in op de omstandigheden, zoals de maatregelen van de coronacrisis en  de inzet van beschikbare middelen in verband met de financiële situatie van de gemeente Vlaardingen. Wij verlenen onze diensten zo mogelijk proactief en met goede service.
b. Dienstverlening wordt afgestemd op de behoeftes van inwoners, ondernemers en instellingen. Wij streven naar een maximale en veilige digitalisering, maar behouden aandacht voor de niet digitaal ingestelde klant.

Zo gaan we dat doen

Ambitie 3 – Inkoop

Terug naar navigatie - Ambitie 3 – Inkoop

Wij proberen zoveel mogelijk maatschappelijk verantwoord in te kopen en aan te besteden. Daar waar dat binnen de wet- en regelgeving mogelijk is, hebben we oog voor lokale partijen.

Zo gaan we dat doen

Ambitie 4 – Bedrijfsvoering

Terug naar navigatie - Ambitie 4 – Bedrijfsvoering

a. Via een optimaal toegeruste ambtelijke organisatie realiseren wij de best haalbare producten en diensten.
b. Het gebruik van de ICT-omgeving van de gemeente Vlaardingen heeft een hedendaags, competent, efficiënt en veilig karakter.

Zo gaan we dat doen

Verplichte indicatoren

Terug naar navigatie - Verplichte indicatoren
Programma Bestuur, dienstverlening en participatie
Bedrijfsvoering Bron 2020
Formatieplaatsen (totale fte) Eigen begroting 456,94
Formatieplaatsen (per 1000 inwoners) Eigen begroting 6,31
Bezetting (per 1000 inwoners) Eigen begroting 5,70
Apparaatskosten (kosten per inwoner) Eigen begroting 714,75
Overhead (% van totale lasten) Eigen begroting 9,07
Inhuur derden (x € 1.000) Jaarstukken 7.720,00
Inhuur derden (% van totale loonsom en inhuurbudgetten) Jaarstukken 18,39

Verbonden partijen

Terug naar navigatie - Verbonden partijen
Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH)
De gemeenschappelijke regeling metropoolregio Rotterdam Den Haag is een grootstedelijk gebied met 23 gemeenten en 2,3 miljoen inwoners. De gemeenten in de Metropoolregio Rotterdam Den Haag werken aan vier thema’s: vernieuwen verbindingen, vernieuwen economie, vernieuwen energie en vernieuwen stad en omgeving. Dat doen zij samen met andere overheden, kennisinstellingen en het bedrijfsleven.

Overzicht programma Bestuur, participatie en dienstverlening

Terug naar navigatie - Overzicht programma Bestuur, participatie en dienstverlening
Bedragen x €1.000
Exploitatie Realisatie 2019 Primaire begroting 2020 Begroting 2020 na wijziging Realisatie 2020 Verschil begroting - realisatie
Lasten 43.025 39.503 36.382 33.664 2.719
Baten 3.967 2.325 3.241 3.683 -442
Gerealiseerd saldo van baten en lasten -39.058 -37.178 -33.141 -29.981 -3.161
Stortingen 846 846 954 954 0
Onttrekkingen 2.745 284 320 869 -549
Mutaties reserves 1.900 -561 -633 -85 -549

Taakvelden programma Bestuur, participatie en dienstverlening

Terug naar navigatie - Taakvelden programma Bestuur, participatie en dienstverlening
Bedragen x €1.000
Exploitatie Realisatie 2019 Primaire begroting 2020 Begroting 2020 na wijziging Realisatie 2020 Verschil begroting - realisatie
TV0.1 Bestuur
Lasten 4.352 3.236 3.592 3.357 236
Baten 126 100 100 66 34
Totaal TV0.1 Bestuur -4.226 -3.136 -3.492 -3.291 -202
TV0.2 Burgerzaken
Lasten 2.063 1.881 2.761 2.744 17
Baten 1.062 735 735 792 -57
Totaal TV0.2 Burgerzaken -1.001 -1.146 -2.026 -1.952 -74
TV0.3 Beheer overige gebouwen en gronden
Lasten 0 0 150 1 149
Baten 0 0 0 0 0
Totaal TV0.3 Beheer overige gebouwen en gronden 0 0 -150 -1 -149
TV0.4 Overhead
Lasten 31.298 32.525 27.587 25.299 2.289
Baten 2.160 1.440 2.356 2.780 -424
Totaal TV0.4 Overhead -29.138 -31.085 -25.232 -22.519 -2.713
TV0.5 Treasury
Lasten 0 22 22 19 2
Baten 47 50 50 36 14
Totaal TV0.5 Treasury 47 28 28 17 11
TV0.8 Overige baten en lasten
Lasten 3.463 0 0 0 0
Baten 577 0 0 0 0
Totaal TV0.8 Overige baten en lasten -2.886 0 0 0 0
TV6.1 Samenkracht en burgerparticipatie
Lasten 1.849 1.840 2.270 2.245 25
Baten -6 0 0 9 -9
Totaal TV6.1 Samenkracht en burgerparticipatie -1.855 -1.840 -2.270 -2.236 -34
TV0.10 Mutaties reserves
Stortingen 846 846 954 954 0
Onttrekkingen 2.745 284 320 869 -549
Totaal TV0.10 Mutaties reserves 1.900 -561 -633 -85 -549

Analyse verschillen programma Bestuur, participatie en dienstverlening

Terug naar navigatie - Analyse verschillen programma Bestuur, participatie en dienstverlening
Analyse verschillen programma Bestuur, dienstverlening en participatie Voordeel Nadeel
Taakveld Bestuur 202
Het overschot is o.a. het gevolg van de effecten van de coronamaatregelen. Hierdoor zijn minder uitgaven gedaan aan bijvoorbeeld vergaderkosten, vergoedingen aan steunraadsleden, opleidingen en de Rekenkamercommissie. Daarnaast voeren we een steeds betere budgetbeheersing waardoor onnodige overschrijdingen worden voorkomen. 248
De onderschrijding op baten komt door een lagere doorbelasting aan Schiedam omdat er minder lasten zijn gemaakt voor de Rekenkamercommissie. 34
Het resterende nadeel op de lasten van € 12.000 wordt niet nader verklaard. 12
Taakveld Burgerzaken 74
De extra baten worden voornamelijk verklaard door meer verstrekte reisdocumenten. 47
Daarnaast zijn er ook enkele extra inkomsten die we niet nader verklaren. 10
Het voordeel op de lasten van € 17.000 wordt ook niet nader toegelicht. 17
Taakveld Overhead 2.713
In 2020 is minder uitgegeven aan opleidingen van medewerkers en aan activiteiten die de ontwikkeling van de organisatie vormgeven. Vanwege de coronamaatregelen zijn veel opleidingen geannuleerd of uitgesteld. Per saldo levert dit een voordeel op van € 362.000. 362
Vanaf maart 2020 is voornamelijk ingezet op het versneld mogelijk maken van digitaal samenwerken als gevolg van de maatregelen omtrent thuiswerken in het kader van de coronapandemie. Hierdoor is vertraging ontstaan in de realisatie van andere digitaliseringsprojecten. Financieel heeft dit voor 2020 een voordeel opgeleverd op het structurele budget voor digitalisering. 115
Door de coronapandemie is een aantal facilitaire diensten aanzienlijk afgeschaald. Voorbeelden hiervan zijn de vermindering van de catering, beveiliging en het gebruik van transportmiddelen. Daarnaast zijn er met oog op de toekomstige hybride werkvorm nauwelijks kosten gemaakt aan de vernieuwing van het meubilair. Per saldo is hierdoor een voordeel van € 350.000 ontstaan. 350
Op de budgetten voor loonkosten en inhuur, de personeelsbudgetten, is in het boekjaar 2020 een voordeel van circa € 1,7 miljoen gerealiseerd. De belangrijkste redenen voor dit aanzienlijk positieve saldo zijn: - De extra dekking die gedurende het boekjaar is gegenereerd. Onder extra dekking verstaan we de dekking vanuit grondexploitaties, investeringsprojecten, anterieure overeenkomsten, en budgetten uit het Herstelplan. - Bezuinigingen op de loonkosten- en inhuurbudgetten, die we conform de ombuigingenlijst pas per 2021 in de begroting zouden hebben verwerkt, zijn al in 2020 gerealiseerd. - Het voorzichtige inhuurbeleid dat eind 2019 is ingezet om te voorkomen dat zich weer forse overschrijdingen, zoals voorgaande jaren, zouden voordoen. 1.690
De gemeentelijke begroting kent een aantal budgetten voor het inschakelen van diensten van derden. Denk hierbij aan budgetten het inwinnen van advies en consultancy. Op deze budgetten houden we circa € 337.000 over. Mogelijk speelt de uitbraak van COVID-19 ook een rol in lagere advieskosten. 337
Het resterende voordeel op de lasten wordt niet nader verklaard. 3
Op het onderdeel gebouwen is er sprake van een kostenoverschrijding van € 568.000. Voor de toelichting hierop verwijzen wij naar het onderdeel 'Centrale toelichting gemeentelijk vastgoed' in de paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen. 568
Bij de personeelsbudgetten van de ambtelijke organisatie is sprake van opbrengsten die vooraf niet of onvoldoende zijn in te schatten. Zo is er ook in het jaar 2020 sprake geweest van het detacheren van personeel, waardoor de gemeente meeropbrengsten heeft. Daarnaast ontvangt de gemeente ook diverse uitkeringen, zoals bijvoorbeeld een zwangerschaps - en bevallingsuitkering, die vooraf niet vallen te ramen. Het totaal van dergelijke meeropbrengsten bedraagt circa € 194.000. 194
Aan FTE/inhuur/werkbudget voor de hosting bedrijfsvoering Stroomopwaarts draagt Vlaardingen circa € 4,4 miljoen bij. Op basis van de verdeelsleutel dient Vlaardingen zo'n € 3,34 miljoen bij te dragen. De gemeente Vlaardingen ontvangt daarom € 1,06 miljoen van de andere hostende gemeenten, terwijl wij primair slechts € 844.000 hebben begroot. Dit levert een voordeel op van € 216.000. 216
Het resterende voordeel op de baten wordt niet nader verklaard. 14
Taakveld Treasury 11
Binnen dit taakveld is geen afwijking die toelichting behoeft. 11
Taakveld Overige baten en lasten 149
Dit heeft betrekking op het onderdeel ‘gebouwen’. Hierop zien we een voordeel. Voor de toelichting hierover verwijzen we naar het onderdeel ‘Centrale toelichting gemeentelijk vastgoed’ in de paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen. 149
Taakveld Samenkracht en burgerparticipatie 34
Binnen dit taakveld is geen afwijking die toelichting behoeft 34
Taakveld Mutaties reserves 549
De niet geraamde onttrekking van € 549.000 heeft betrekking op het onderdeel gebouwen. Voor de toelichting hierop verwijzen wij naar het onderdeel 'Centrale toelichting gemeentelijk vastgoed' in de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen. 549

Financieel deel programma Bestuur, participatie en dienstverlening

Terug naar navigatie - Financieel deel programma Bestuur, participatie en dienstverlening

Reserves en voorzieningen
Voor dit programma zijn in 2020 de volgende reserves en voorzieningen ingezet.

Reserves (x € 1.000) 01-01-2020 + - 31-12-2020
Onderhoud gebouwen 2.579 846 564 2.861
Organisatieontwikkeling 121 0 0 121
Frictiekosten takendiscussie 637 108 320 424
Totaal reserves 3.337 954 884 3.407
Voorzieningen (x € 1.000) 01-01-2020 + - 31-12-2020
Pensioenverplichting B&W 7.397 553 478 7.472
Totaal voorzieningen 7.397 553 478 7.472

Reserve Onderhoud gebouwen
Jaarlijks wordt op basis van een onderhoudsplanning een bedrag voor groot onderhoud in de reserve gestort. De daadwerkelijke uitgaven voor groot onderhoud worden onttrokken aan de reserve.

Reserve Organisatieontwikkeling
Deze reserve wordt ingezet voor het realiseren van veranderingen in de organisatorische (en persoonlijke ontwikkel-) sfeer met als doel de organisatie te laten mee bewegen met ontwikkelingen in de maatschappij, democratische vernieuwing en nieuwe technologieën. Ingezet wordt op versterking van kwaliteit, dienstverlening, leiderschap en participatie. De organisatieontwikkeling wordt planmatig en systematisch doorgevoerd en kent een lange termijn karakter.

Reserve Frictiekosten takendiscussie
In het verleden is voor het opvangen van frictiekosten een reserve gevormd. Frictiekosten zijn extra kosten met een eenmalig en/of tijdelijk karakter en gaan uit boven de vastgestelde begroting. Het betreft niet alleen kosten van (kortstondig) boventallig personeel, maar ook kosten als gevolg van organisatieverandering, herallocatie van inzet, verjonging, trainees etc.

Voorziening Pensioenverplichting B&W
Voorziening om te kunnen voldoen aan de toekomstige pensioenverplichtingen van (ex)-wethouders. De voorziening en de jaarlijkse storting daarin wordt periodiek op actuariële basis verrekend. Onttrekking aan de voorziening betreft de uitkeringen van pensioenen en eventuele overheveling van pensioenverplichtingen. 

Investeringen
Voor dit programma zijn in 2020 de volgende investeringen gedaan.

Investeringen Oorspronkelijk Krediet (Restant) Krediet 01-01-2020 Lasten 2020 Baten 2020 Saldo 31-12-2020
Aanschaf tractiemiddelen
Tractie 2018 215.489 23.623 22.530 0 1.093
ICT investeringen
ICT investeringen 2020 450.000 450.000 173.106 0 276.894
Digitaliseringskrediet 534.000 534.000 15.552 0 518.448
Decentrale automatisering 2019 450.000 168.777 168.087 4.050 4.740
Decentrale automatisering 2018 450.000 3.201 700 0 2.501
Totaal 2.099.489 1.179.601 379.975 4.050 803.676

Toelichting  op afwijkingen investeringen