Dienstverlening algemeen
Het zaakgericht werken is voor een aantal producten en diensten ingevoerd, onder andere door het onderbrengen ervan in het nieuwe zaaksysteem, dat uiteindelijk in de plaats zal komen van de huidige systemen Verseon en KCS. De producten die met DigiD kunnen worden aangevraagd hebben daarbij voorrang gekregen. Daarnaast zijn voorbereidingen getroffen om alle overige producten en diensten volgens een vaste structuur onder te brengen in het zaaksysteem.
De coronapandemie heeft in 2021, evenals in 2020, ook voor de dienstverlening aan onze inwoners gevolgen gehad, met name bij baliebezoek. Om de balie te mogen bezoeken werd vooraf een telefonische check gedaan of baliebezoek noodzakelijk was, zodat contactmomenten zoveel mogelijk werden voorkomen. Daarom is de mogelijkheid om digitaal een afspraak te maken voor baliebezoek onze inwoners ontnomen; uitsluitend telefonisch kon men de afspraak maken-na akkoord voor de noodzaak. Er waren daarom minder baliebezoekers dan buiten de coronapandemie.
Bij het meldpunt openbare ruimte was het ook drukker dan voorheen. Waarschijnlijk is de oorzaak te vinden in het feit dat inwoners door het thuiswerkadvies genoodzaakt waren in hun eigen omgeving te verblijven en zij daardoor veel herstelverzoeken van objecten in de eigen openbare omgeving meldden.
In 2021 hebben wij de eerste voorbereidingen getroffen om een nieuwe visie op dienstverlening te realiseren.
Ten slotte hebben wij in 2021 hebben de verdere voorbereidingen getroffen voor een goede invoering van de Omgevingswet. Met ten minste hetzelfde dienstverleningsniveau ('over zonder morsen') zijn we straks klaar om ten vroegste 1 oktober 2022 te voldoen aan de wettelijke eisen die de Omgevingswet bij de inwerkingtreding aan de gemeente stelt. Hierbij horen aangepaste werkprocessen, een omgebouwde ICT-infrastructuur en het aangesloten zijn op het nieuwe landelijk digitaal stelsel DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet).
Organisatieontwikkeling
We hebben begin 2021 een nieuwe sturingsfilosofie vastgesteld, waarin de sturingsprincipes en kernwaarden zijn verankerd. Daarnaast is de structuur van de organisatie aangepast in een proces-opgavenmodel. De nieuwe directie, die in september 2021 is gestart, heeft verder gebouwd aan het vormgeven van de gewenste ontwikkelingen. Hiervoor is eind 2021 gestart met het opstellen van een organisatieplan waarin de directie de ambitie voor de komende periode beschrijft en hoe de organisatie dat gaat bereiken. Daarin is zowel aandacht voor de menselijke kant (het hart), als de rationele kant (het hoofd) van de organisatieontwikkeling.
In 2022 wordt het organisatieplan definitief gemaakt. Daarmee heeft de organisatie houvast om zich stap voor stap te ontwikkelen in een wendbare organisatie die kan inspelen op de behoeften van de stad.
Verbonden partijen
In april en mei van 2021 zijn de begrotingen van de verbonden partijen ontvangen. Door het college zijn deze geclusterd aan de gemeenteraad aangeboden. Door middel van een oplegnotitie in de vorm van een raadsmemo is een samenvatting aangeboden van de verschillende begrotingen. Eveneens is op hoofdlijnen aangegeven welke effecten van corona we zien bij de diverse verbonden partijen. Op deze manier proberen we de behandeling van de zienswijzen op de verbonden partijen te verbeteren en zowel college als raad meer in positie te brengen.
Daarnaast zijn na het vaststellen van de gemeentelijke begroting aan het eind van 2021, de verbonden partijen geïnformeerd over het te gebruiken indexatiecijfer voor hun aankomende kaderbrieven en begrotingen. Hierdoor wordt de (financiële) voorspelbaarheid van zowel de gemeente als de verbonden partij versterkt.
Ten derde is in de auditcommissie nagedacht over een nieuwe vorm van sturing op verbonden partijen. Enerzijds wordt gedacht aan meer samenwerking tussen de raden van Vlaardingen, Schiedam en Maasluis. Anderzijds is in 2021 nagedacht over een vorm van risicosturing op verbonden partijen. Concreet: verbonden partijen met hogere bestuurlijke of financiële risico’s krijgen meer aandacht dan partijen met een lager risico. In 2021 is besloten deze richting van sturing mee te geven in de overdracht naar de nieuwe raadsperiode.
In breder perspectief is te melden dat de nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regelingen door de Tweede en Eerste Kamer is goedgekeurd. Op het moment van schrijven is bekend dat delen van de wet per 1 juli 2022 in zullen gaan. De wet geeft de gemeenteraad meer instrumenten om sturing te geven op verbonden partijen.
Participatie
In 2021 is de uitvoeringsnota participatie en quickscan opgesteld. Een interne quickscan uitgevoerd om de huidige stand van zaken in kaart te brengen: hoe passen we participatie toe, hoe regelen we processen en techniek in en waar moet het anders en/of liggen nieuwe mogelijkheden?
Er wordt al veel ondernomen op het gebied van participatie. Maar we zien de mogelijkheden en willen door ontwikkelen. Meer contact en samenwerking met de Vlaardingers. In lijn met de
organisatieontwikkelingen pakken wij in 2022 met dit programma integraal door in de doorontwikkeling van participatie. Hierbij betrekken we de Vlaardingers, de gemeenteraad, het college en de organisatie.