Organisatieontwikkeling
De wereld om ons heen is het afgelopen jaar ingrijpend veranderd en is ook nu nog volop in beweging. Onze gemeentelijke organisatie wordt voortdurend uitgedaagd om te kunnen omgaan met de veranderingen die dit met zich meebrengt. Tegelijkertijd moet het onverminderd in staat zijn om de opgaven waar Vlaardingen voor staat het hoofd te bieden: het uitvoeren van het Herstelplan, het implementeren van de Omgevingswet, het vormgeven van duurzaamheidsopgaven, een forse woningbouwopgave voor de komende jaren etc.. Stuk voor stuk opgaven die vragen om slagkracht en veerkracht, vooral van onze medewerkers. Het vraagt ook soms om anders te gaan werken, meer in wisselende verbanden, gericht op de gezamenlijke opgave en met onze maatschappelijke partners in de stad.
Het is belangrijk dat wij als organisatie kunnen omgaan met veranderingen, met de nieuwe realiteit van op grote schaal op afstand werken en nadenken over wat belangrijk is als het om de doorontwikkeling van de organisatie en goed werkgeverschap gaat. Hoe gaan we ervoor zorgen dat medewerkers vanuit een online werkomgeving toch de verbinding met de organisatie blijven ervaren? Hoe werken we ook op afstand zo goed mogelijk samen, met elkaar en met de stad?
Als er iets is dat wij als les kunnen meenemen uit de huidige situatie is het dat we met elkaar in staat zijn snel en veel te leren en dat de organisatie de uitdagingen op het gebied van flexibiliteit, wendbaarheid, samenwerking en meer innovatie goed aankan.
Investering in medewerkers en beheersing kosten van extern ingehuurd personeel
Onze medewerkers zijn ons belangrijkste kapitaal en een cruciale factor voor succes. Altijd voldoende, goed gekwalificeerde medewerkers hebben, helder hebben waar je als organisatie heen wilt, welke talenten en competenties daarbij belangrijk zijn, wat je als organisatie ‘in huis hebt’ en of je die voldoende benut, waar het aan ontbreekt, wat op termijn nodig is of juist overbodig? Dat gaan we de komende periode, samen met het management, onderzoeken en in kaart brengen.
Op deze wijze verwachten we ook goed invulling te kunnen geven aan uw wens (zoals verwoord in de motie ‘grip op externe inhuur’) om meer inzicht te krijgen in de achtergrond, de beweegredenen en dus ook in de kosten met betrekking tot het inhuren van extern personeel. Bij de bespreking van de kadernota heeft uw raad een motie aangenomen waarin u onder meer heeft gevraagd om in de paragraaf Bedrijfsvoering in de komende begroting aan te geven op welke wijze de kosten van externe inhuur worden beheerst en hoe hiermee wordt voorkomen dat in de toekomst weer negatieve resultaten ontstaan. Managers binnen de ambtelijke organisatie hebben de mogelijkheid om binnen de financiële kaders van de begroting extern medewerkers in te huren wanneer hiertoe de noodzaak bestaat. Deze noodzaak kan bijvoorbeeld worden veroorzaakt doordat vacatures moeilijk vervuld kunnen worden of wanneer bijvoorbeeld slechts tijdelijk van een bepaald specialisme gebruik moet worden gemaakt. Tijdelijke externe inhuur kan dan uitkomst bieden. De financiële ruimte die hiervoor beschikbaar is, kan bestaan uit specifieke inhuurbudgetten, niet bestede loonkostenbudgetten door onvervulde vacatures, projectbudgetten of bijdragen van derden. Managers mogen niet extern inhuren wanneer de financiële ruimte ontoereikend is. Om hier op te kunnen monitoren wordt iedere maand een rapportage opgesteld met de stand van zaken. Deze rapportage wordt besproken in het Centraal Managementteam (CMT).
Door middel van ‘strategische personeelsplanning’, een methodiek om knelpunten op het gebied van personele bezetting en inzet inzichtelijk te maken op de korte en lange termijn, geven we inzicht in de huidige situatie met betrekking tot ons personeelsbestand (vergrijzing, ontgroening, de krapte op de arbeidsmarkt) en de oplossingen die daarbij passen, zoals onder meer het inhuren van extern personeel. Wanneer we vervolgens een koppeling maken met de langere termijn, de investering in medewerkers, beheersing van de kosten van extern ingehuurd personeel, missie en visie en de gewenste ontwikkelingsrichting van de organisatie, kunnen we van daaruit onderbouwen waar we ons op moeten richten. Denk aan wat het bijvoorbeeld betekent voor beleidsontwikkeling op het gebied van instroom en uitstroom, training en ontwikkeling etc.
Wanneer we daar in hoofdlijnen zicht op hebben, kunnen we de toekomst met meer vertrouwen tegemoet treden. We starten in het vierde kwartaal van 2020 met de voorbereiding (o.a. een intake met het Centraal Managementteam), waarna we begin 2021 met elkaar, aan de hand van onze strategie en ambitie en met oog voor externe en interne ontwikkelingen, het gewenste personeelsbestand in kaart brengen om vervolgens te kunnen vaststellen wat er nodig is om daar te komen.
De richting die wij de afgelopen jaren zijn ingeslagen met betrekking tot het investeren in onze medewerkers zetten wij onverminderd voort: wij vragen van onze medewerkers dat zij zich ontwikkelen tot ‘Vlaardingse professionals’, zelf hun pad daarin kiezen en de regie nemen, zich professioneel gedragen en bovenal verantwoordelijkheid nemen voor de bijdrage die ze leveren aan de organisatie en aan de stad. We hebben de afgelopen jaren vanuit onze visie en missie twee competentieprofielen opgesteld: voor medewerkers (de Vlaardingse professional) en voor managers (de Vlaardingse manager). Deze profielen vormen de rode draad in ons HRM beleid. Vanzelfsprekend faciliteren wij hierbij op het gebied van trainingen en ontwikkeltrajecten. Onlangs is een eerste versie van een organisatie brede leergang “Zo werkt Vlaardingen: Samen! afgerond. We evalueren eerst de bevindingen hieruit, samen met de deelnemers aan deze training, om vervolgens te onderzoeken of en hoe we deze leergang de komende periode verder uitrollen. Daarnaast wordt een vernieuwd leermanagementsysteem geïmplementeerd, waarin – naast klassikale trainingen – een ruim aanbod aan e-learnings en webinars is opgenomen.
Aantrekken en behouden van het juiste talent
De crisis als gevolg van het coronavirus heeft naar verwachting gevolgen voor de (gemeentelijke) arbeidsmarkt. Welke gevolgen dit precies zijn (wordt de arbeidsmarkt voor overheidspersoneel nog krapper of kiezen juist nu meer mensen voor een functie in het publieke domein?) en in welke hoedanigheid die zich in Vlaardingen gaan openbaren is op dit moment nog niet te voorspellen.
Daarom blijven we ons de komende periode niet alleen richten op het vinden van jonge talenten, maar zeker ook op het binden en boeien van alle talenten die wij in huis hebben. Dat doen we door met medewerkers in gesprek te blijven over hun ontwikkeling en ambities en samen met hen te bekijken welke mogelijkheden er in de organisatie zijn (functieroulatie, deelname projectteams, mentor voor nieuwe collega’s etc.)
Het management speelt hierin een belangrijke rol; zij (her)kennen de kwaliteiten van hun medewerkers en weten de wensen en de ambities. Deze kennis is waardevol bij het bepalen van een effectieve manier om ons zo goed mogelijk te profileren op de arbeidsmarkt.
Ziekteverzuim
Duurzame inzetbaarheid van medewerkers en gezond werken is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van een medewerker en de manager. Ook hierbij is strategische personeelsplanning een belangrijke pijler. De motivatie van de medewerker voor een gezonde en duurzame inzetbaarheid is van groot belang. Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op zijn of haar vitaliteit. De manager is verantwoordelijk als het gaat om het realiseren van de condities die nodig zijn om verzuim te voorkomen en om re-integratie en inzetbaarheid te bevorderen.
Het document “Eigen regie op inzetbaarheid” is een belangrijk handvat om deze gezamenlijke verantwoordelijkheid zo concreet mogelijk te maken voor zowel de medewerker als de manager.
Het afgelopen jaar heeft Vlaardingen deelgenomen aan een VNG-pilot ‘Grip op verzuim”, waardoor er meer inzicht is verkregen in de (achterliggende) oorzaken van verzuim om daarmee aanknopingspunten voor verzuimreductie te vinden en duurzame inzet te verhogen.
Wij analyseren (vanaf 2020) het verzuim op drie aspecten:
- Risicobereidheid: wat zijn de verzuimdoelen, de ambitie en het verzuimbeleid;
- Risico-identificatie: wat zijn de invloeden op het verzuim in relatie tot de verzuimpopulatie, doelgroepen en oorzaken en totale kosten;
- Risicomanagement: monitoring, arbodienst, aandacht voor preventie en het herkennen van signalen bij (dreigend) verzuim. Zodra we de resultaten van deze analyse beschikbaar hebben, worden deze voorgelegd aan het Centraal Managementteam. Wanneer deze analyse voor het CMT aanleiding geeft tot het nemen van (aanvullende) maatregelen, worden deze opgenomen in het document ‘Eigen regie op inzetbaarheid’.
We beogen hiermee in de komende jaren tot een reductie van het verzuim (en de verzuimkosten) te komen. We hebben het jaar 2019 afgesloten met een verzuimpercentage van 6,81%. Op de peildatum 30 juni 2020 was het verzuim
5,46% terwijl de sectornorm (A&O fonds) op 5,8% staat. De doelstelling voor Vlaardingen is om voor 2021 uit te komen op een maximum verzuimpercentage van 5,5%.
Personeelsbegroting
Elk jaar zijn er wijzigingen in (de omvang van) gemeentelijke taken. Soms omdat er nieuwe taken bijkomen, soms vervallen taken. Vaker betreft het prioriteitstelling of accentverschuivingen. Binnen de personeelsbegroting sturen wij op de totale loonsom en niet op formatie. Medewerkers zijn in algemene dienst van de gemeente en kunnen worden ingezet op de plekken waar hun competenties en talenten op dat moment het meest noodzakelijk zijn en tot hun recht komen. Hiermee wordt een grotere flexibiliteit bereikt bij de invulling van de ambtelijke organisatie. De opgaven waarvoor wij gesteld staan en de beschikbare capaciteit in de organisatie maken het noodzakelijk dat er keuzes gemaakt worden. Dit kan leiden tot herallocatie van budgetten en personeel (middelen). Het coalitieakkoord is hierbij leidend.
In 2021 bedraagt de geraamde totale (bruto) loonsom € 36,9 miljoen.