Paragraaf Bedrijfsvoering

Hieronder volgt een actualisatie van de paragraaf bedrijfsvoering zoals opgenomen in de begroting. 

Dit jaar wordt hard gewerkt aan de implementatie van het nieuwe functiewaarderingssysteem HR21. De voorbereidingen daarop zijn in volle gang. Inmiddels zijn alle functies binnen de gemeente bekeken. Om deze in lijn te brengen met HR21, hebben we 50% van de huidige functies moeten herschrijven. Dit is aanzienlijk meer dan vooraf was bedacht. In de volgende fase gaat ook het besluitvormingstraject starten waarin op verschillende momenten de procedure, conversietabel en functieopbouw vastgesteld dienen te worden door het CDT en College in samenspraak met het Lokaal Overleg en de Ondernemingsraad. De uitkomsten hiervan kunnen nog van invloed zijn op de doorlooptijd van de implementatie van HR21. 
Daarnaast zijn er andere ontwikkelingen binnen HRM die van invloed kunnen zijn op de implementatie van HR21. Zo wordt er hard gewerkt aan het matchen van systemen aan de (papieren) dossiers, het doorvoeren van procesverbeteringen en het efficiënter en slimmer gebruik maken van bestaande applicaties. Ook wordt er gewerkt om het mogelijk te maken om te sturen op formatie, in plaats van op (personeels)budget zoals nu gebeurt. Deze ontwikkelingen zijn cruciaal om een zorgvuldig en betrouwbare omzetting van ons huidige functiehuis naar HR21 te realiseren. De verwachting is dat HR21 halverwege 2025 geïmplementeerd is. 

De afwijkingen op dit onderdeel zijn gemeld bij Programma 1 Bestuur, dienstverlening en participatie. In dit programma vindt meer uitleg hierover. 

Binnen dit onderdeel zijn geen afwijkingen die toelichting behoeven.

Informatievoorziening P&C cyclus
Vorig jaar hebben we succesvol de aanbesteding van een nieuw te implementeren financiële applicatie afgerond. De voorbereidingen om deze applicatie (ERPx) goed te implementeren zijn in volle gang. De ERP-applicatie zal een kwaliteitsimpuls opleveren voor de financiële functie van de gemeente, waardoor we als organisatie verder in control raken. Naast de ontwikkelingen rondom ons ERP-pakket is er ook een kwaliteitsimpuls rondom tijdschrijven gerealiseerd. Voor het verrekenen en sturen op uren zijn we gaan werken met een nieuwe applicatie. Daarnaast hebben we slagen gemaakt in het verder updaten van onze reserves en voorzieningen, zoals u al eerder in de concept-begroting 2025 heeft kunnen lezen. Bovendien hebben we een eerste slag gemaakt om onze kredieten meerjarig te presenteren, zodat meerjarig scherper aan de wind gevaren kan worden. 

De monitor verbeteracties is dynamisch; er worden onderwerpen toegevoegd, maar ook afgerond. Via de voortgangsrapportages en jaarrekening kan de gemeenteraad toezicht hierop houden. In deze begroting is een bijlage opgenomen met de opvolging van de aanbevelingen van: 

1. rekenkameronderzoeken
2. de boardletter en accountantsrapportage
3. 213a onderzoeken

Hieronder geven we kort de voortgang weer van de verbeteracties n.a.v. bovengenoemde aanbevelingen gericht op het lopende kalenderjaar :

Boardletter en accountantsrapportage

• Frauderisicoanalyse is geactualiseerd en wordt jaarlijks voorgelegd aan het college. De geactualiseerde analyse staat in Q4 op de LTA bestuurlijke besluitvorming.
• Extra capaciteit in het 2e halfjaar beschikbaar voor het opstellen van M&O beleid en de evaluatie van het risico management. Het laatste onderwerp zal uitloop hebben naar 2025.  
• Het proces verhuur en erfpacht zijn beschreven en wordt in de controle aanpak meegenomen. De werking in systemen en de organisatie wordt vervolgens gecontroleerd.  
• De nieuwe Algemene Subsidieverordening is in juli 2024 vastgesteld.  
• Het subsidie servicepunt (inkomende subsidies) is ingericht. Een plan van aanpak wordt opgesteld.
• Het tijdig starten van het toetsen van het grondzakendossier om te komen tot een tijdige actualisatie van MPG en MPR. 

213a onderzoek :  
Investeringen 
Dit kalenderjaar is de raad met de raadsmemo ‘Rapport 213a onderzoek Sturing en beheersing op investeringen’ geïnformeerd. In de begroting 2025 wordt vanuit de toezeggingen de focus op de acties in 2025 benoemd. Onderstaand hetgeen in het huidige kalenderjaar is opgepakt:

•  Bij de verantwoordingdocumenten in de P&C cyclus, zoals bij deze 2e VGR,  wordt de realisatiegraad opgenomen, voor het eerst gerapporteerd bij de jaarrekening 2023.    
• De aanbesteding van het ERP-systeem is in 2024 gegund. Onderdeel van dit pakket is projectbeheersing (o.a. investeringen)
• De procesorganisatie is in ontwikkeling, echter heeft wel vertraging opgelopen door ontbreken van beschikbare capaciteit. Er zijn eerste stappen gezet om beter inzicht te krijgen in het proces van projectbeheersing en  programmatisch werkenechter
• Op 18 juni is de raad geïnformeerd over de raamovereenkomst ingenieursdiensten.  
• Verhogen kennis en kunde door de inzet van trainingen voor verschillende doelgroepen in projectbeheersing.
• De aanbesteding, gunning en inrichting van een nieuw tijdschrijfsysteem. Ook wordt er gestart met een opzet van de capaciteitsplanning 2025. 

Klachten 
Het onderzoek klachten is  afgerond, en zit in de fase van hoor en wederhoor. De uitkomsten worden ultimo 2024 gedeeld.