Bestuur, Participatie en Dienstverlening

Bestuur en participatie

In 2023 heeft het stadsbestuur op basis van de ambities uit het coalitieakkoord Groei en Bloei voor Vlaardingen gewerkt aan een stad waar het fijn wonen, werken en recreëren is, o.a. via de Stadsprogramma's. Hierbij hebben wij samenwerking met de stad en andere relevante partners gezocht. De stadsprogramma's zijn gericht op de grote maatschappelijke vraagstukken voor Vlaardingen, die over de grenzen van de portefeuilles heen gaan.  De opgestelde uitvoeringsprogramma's 2023-2026 laten zien hoe we samen met de stad uitvoering willen geven aan de ambities uit het coalitieakkoord. Deze uitvoeringsprogramma's zijn in december 2022 door het college vastgesteld en aangeboden aan de gemeenteraad. De uitvoeringsprogramma's bevatten lopende activiteiten, reguliere werkzaamheden binnen de door uw raad reeds gestelde kaders. Het uitgangspunt is het versterken van bestaande kaders en vigerend beleid.  Per stadsprogramma is aangegeven hoe de samenwerking met de stad te zoeken. Voor een toelichting over de activiteiten van de uitvoeringsprogramma's bij de Stadsprogramma's verwijzen wij u naar de aparte paragraaf Stadsprogramma’s hierover.

Participatie en lokale democratie worden komende jaren nog belangrijker dan ze nu zijn. Steeds vaker slaan gemeente en Vlaardingse inwoners en/of partijen de handen ineen om vraagstukken in de stad  - klein en groot – op te lossen. Geslaagde participatie levert namelijk voordelen op voor de gemeente. Het kan het draagvlak voor beleid vergroten en het kan bijdragen aan de kwaliteit van beleidsplannen,  doordat bredere informatiebronnen en perspectieven zijn meegenomen. De gemeente is in 2023 gestart om, onder begeleiding van een kwartiermaker participatie, het participatiebeleid te herzien en praktisch en duidelijk te organiseren. Een van de bronnen die wij hiervoor hebben gebruikt is de Quick Scan Lokale Democratie, een landelijk gefaciliteerde enquête door de VNG. De analyse van de uitkomsten vormt  de basis voor een verbeteragenda. Ook het Rekenkameronderzoek naar participatie wordt meegenomen in de aangescherpte Vlaardingse participatiewijze. Tijdens de begrotingsbehandeling in november 2023 is u toegezegd bij raadsvoorstellen het onderdeel participatie als vast onderdeel op te nemen.

Daarnaast heeft de gemeenteraad ook gerichte stappen gezet die eraan bijdragen dat Vlaardingers betrokken worden bij ‘het stadhuis’:
-    Extra aandacht voor het kunnen volgen van het politieke debat en besluitvorming via het raadsinformatiesysteem;
-    Wijzen op mogelijkheden (in) te spreken op het Sprekersplein voor raadscommissievergaderingen;
-    Het steekproefsgewijs uitnodigen van Vlaardingers  om als Gast van de Raad het besluitvormingsproces van nabij te kunnen volgen en daarover uitleg te krijgen.

Verkiezingen

Op 15 maart 2023 vonden in Nederland de verkiezingen voor de Provinciale Staten en de waterschappen plaats. De opkomst in Vlaardingen voor de verkiezingen van de Provinciale Staten was 47,5% (2019: 51%); voor de waterschappen was dit 42,4% (2019: 47,4%. Waar we in Vlaardingen een daling in de opkomst bij de verkiezingen van de Provinciale Staten en waterschappen in 2023 ten opzichte van de verkiezingen in 2019 zien, is landelijk een lichte stijging waar te nemen: van 56,2% in 2019 naar 58,3% in 2023 voor de Provinciale Staten en van 51,2% in 2019 naar 52,7% in 2023 voor de waterschappen.
Daarnaast vonden wegens de val van het kabinet Rutte IV vervroegde verkiezingen voor de Tweede Kamer plaats op 22 november 2023. Hiervan was de opkomst in Vlaardingen 70,2% (2021: 73,9%). Landelijk was de opkomst hiervoor 77,6% (2021: 78,7%). 
Ook voor de gemeenteraadsverkiezingen was in de begroting voor 2023, met een terugblik op 2022 al een negatieve tendens in de animo onder Vlaardingse stemgerechtigden opgemerkt: de opkomst hiervoor was teruggelopen van 50,7% in 2018 (landelijk: 55%) naar 42,3 % in 2022 (landelijk: 51%).

De organisatie van de verkiezingen voor de Provinciale Staten en de waterschappen op 15 maart 2023 en voor de verkiezingen voor de Tweede Kamer op 22 november 2023 verliep in Vlaardingen zonder noemenswaardige problemen. Dat was mede te danken aan het opsplitsen van het tellen van de stemmen, waardoor de kans op foutief tellen wegens vermoeidheid werd gereduceerd: op de dag van de verkiezingen werden de stemmen op elk stembureau na het sluiten van de stembus op partijniveau geteld; op de dag ná de verkiezingen werden de stemmen op een centrale locatie op kandidaatniveau geteld door een aantal frisse telploegen. 

Dienstverlening 
Wij willen de waardering van onze inwoners voor onze dienstverlening vergroten. We hebben hierbij als concreet doel gesteld om -via een 7,0 in 2024- het cijfer 7,5 in 2026 te scoren. Als eerste stap hebben we een nieuwe visie op dienstverlening vastgesteld. Deze visie is samengesteld op basis van input van ondernemers (enquête onder ondernemers van bedrijventerreinen), inwoners (Burgerpeiling), de gemeenteraad, collegeleden en uit de gemeentelijke organisatie. In de visie is prominent opgenomen dat wij zeggen wat we doen en doen wat we zeggen. Naast het feit dat we onder andere hiermee als gemeente Vlaardingen voor onze inwoner betrouwbaar willen zijn, hebben we met de visie ook twee andere belangrijke uitgangspunten ‘bereikbaar’ en ‘betrokken’ voorwaardelijk gesteld voor onze dienstverlening. In 2023 zijn daarom, met onder andere een uitvoeringsplan, voorbereidingen getroffen om deze woorden effectief, samen met de gehele organisatie, in daden om te zetten. In dit kader hebben we bijvoorbeeld eind 2023 de organisatie gereed gemaakt om vanaf januari 2024 de publieksbalies niet alleen op maandag, maar ook op donderdag in de avond tot 20.00 uur open te stellen. Dit naar aanleiding van  de in de visie op dienstverlening, onder ‘bereikbaarheid’, genoemde mogelijkheid die wij -op aangeven van de gemeenteraad (amendement VV2000/LeefbaarVlaardingen en VVD)- moeten bieden om ook buiten kantoortijden fysieke afspraken te plannen. Ook willen we met onze (visie op) dienstverlening een glimlach op het gezicht van onze inwoners, ondernemers en organisaties tevoorschijn toveren. We willen onze inwoners positief verrassen. Een voorbeeld hiervan is de in 2023 geïntroduceerde verjaardagskaart voor inwoners die binnenkort 18 jaar worden, met -achterop een QR-code op de kaart- allerhande nuttige informatie op een speciale webpagina voor onze prille volwassenen. 

Dienstverlening betekent ook samen met inwoners initiatieven ontwikkelen en uitvoeren, waarin de wijkmanagers een belangrijke rol spelen: zij zijn, samen met een aantal andere collega's die intensief contact met én in de stad hebben, de oren en ogen van de gemeente Vlaardingen. De focus lag ook in 2023 op het samenbrengen en verbinden van bewoners, welzijnsorganisaties en andere instanties met als doel te werken aan een betere samenleving en cohesie tussen bewoners en hun wijken, de leefbaarheid te onderhouden dan wel te boosten en problemen te ondervangen, zoals bijvoorbeeld eenzaamheid. Vele initiatieven zijn vanuit de wijken opgepakt en met succes gerealiseerd. 

Daarnaast is in 2023 het zaaksysteem technisch gezien afgerond, opgeleverd en overgedragen aan beheer. Het programmateam van zaakgericht werken kon zich daardoor concentreren op het verder inregelen van processen in het zaaksysteem en de versnelling daarvan. Hierbij zijn en worden diverse procedures voor onze inwoners, ondernemers en instellingen vereenvoudigd.

Kritische feedback van bewoners op onze dienstverlening, zien wij als zeer waardevol. Het gaat daarbij met name om::

•    de manier waarop wij hen bejegenen;
•    de snelheid waarmee we reageren op vragen, aanvragen en meldingen;
•    de manier waarop informatie en voorlichting wordt gegeven;
•    de manier waarop deze werkzaamheden worden uitgevoerd.

Voor ons gelden de klachten als belangrijke input om onze dienstverlening te verbeteren. 

De klachtenregeling uit 2009 hebben wij geactualiseerd.  Zo is er in de nieuwe procedure ook aandacht voor informele afhandeling van klachten, omdat deze aanpak in de praktijk effectief voor zowel de inwoners als de gemeente is gebleken. Daarnaast zijn er in de regeling aanpassingen gedaan met betrekking tot de klachtbehandelaar, in relatie tot de degene tegen wie de klacht gericht is.  De gemoderniseerde versie, 'Klachtenregeling gemeente Vlaardingen 2024', geldt vanaf 1 januari 2024.

Omgevingswet

Op 1 januari 2024 is de Omgevingswet in werking getreden. De noodzakelijke voorbereidingen binnen Vlaardingen zijn hiervoor getroffen. In 2023 hebben we ons verder voorbereid op een goede invoering van de Omgevingswet. Het uitgangspunt hiervoor is ten minste hetzelfde dienstverleningsniveau te hebben als voor de Omgevingswet en te voldoen aan de wettelijke eisen die de Omgevingswet bij de inwerkingtreding aan de gemeente stelt. Door de komst van de Omgevingswet verandert er veel. Een paar veranderingen in vogelvlucht: vergunningen moeten binnen 8 weken worden verleend. Bestemmingsplannen zijn ingeruild voor een omgevingsplan. Participatie wordt nog belangrijker en soms verplicht. Er is landelijk een nieuw digitaal loket DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet) met andere functionaliteiten. En er zijn allemaal nieuwe wetsartikelen en werkprocessen. Om aan de wettelijke beslistermijn te kunnen voldoen is het vooroverleg gestructureerd.

Dit is nog maar een kleine greep van alle veranderingen die plaatsvinden. Veranderingen die tot doel hebben om het voor inwoners en ondernemers eenvoudiger te maken om initiatieven te realiseren, om procedures te verkorten en om de dienstverlening te verbeteren. Er is hard gewerkt om alle nieuwe werkprocessen in de nieuwe systemen ingericht te krijgen. Er is sinds mei 2023 gewerkt met de intake- en omgevingstafel. Op deze manier werken we al enige tijd in de geest van de Omgevingswet. Alle voorbereidingen zijn getroffen om te kunnen werken met de Omgevingswet. Er zullen waarschijnlijk dingen mis gaan bij de uitvoering, maar we hebben er alle vertrouwen in dat die goed en snel kunnen worden opgelost.

Verbonden partijen
De gemeenteraad heeft op 6 april 2023 de Nota Implementatie Wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen vastgesteld. Deze nota geeft inzicht in de aanvullende sturingsmogelijkheden die de wetswijziging per 1 juli 2022 biedt én beschrijft hoe daar in Vlaardingen invulling aan wordt gegeven. De nota vormt het beleidskader om de raad in staat te stellen gerichter te kunnen:
- sturen op de doelstellingen die met die deelnemingen worden beoogd (vooraf);
- bijsturen wanneer dat nodig blijkt (tussendoor);
- controleren of de gewenste doelstellingen zijn verwezenlijkt (achteraf).
Om dat praktisch in te richten is een systeem ingesteld om voor alle acht gemeenschappelijke regelingen zgn. risicoprofielen op te stellen, waarbij gekeken wordt naar de financiële, bestuurlijke en inhoudelijke (omgevings)factoren die de prestaties van de betreffende gemeenschappelijke regeling beïnvloeden. Hoger risico betekent meer en gerichter toezicht en sterkere controle. De resultaten van een pilot (Rogplus) werden op 6 december 2023 met de Auditcommissie besproken. In 2024 zijn voor alle gemeenschappelijke regelingen risicoprofielen opgesteld en met de Auditcommissie besproken. 

Aanvraag Regio Deal
In 2023 zijn we met de gemeenten Maassluis, Rotterdam en Schiedam gestart met een onderzoek tot de kansrijkheid van een aanvraag Regio Deal -5e tranche. Ook de Provincie Zuid-Holland was betrokken bij het traject. Dit onderzoek heeft geresulteerd in het feit dat wij op 1 november 2023 een aanvraag Regio Deal ‘Alle hens aan dek voor de Waterwegregio’ bij het Rijk hebben ingediend. 

Subsidieverwerving
Vlaardingen heeft ambities en uitdagingen. In het coalitieakkoord staat dat we op zoek gaan naar mogelijkheden om extra inkomsten te generen. Daarbij richten we onze blik naar buiten toe: we kijken naar de kansen die er regionaal, landelijk en Europees zijn. Het realiseren van ambities gaat gepaard met de nodige uitdagingen. Om deze ambities te realiseren, de uitdagingen te lijf te gaan en Vlaardingen toekomstbestendig te maken én te houden, is externe financiering noodzakelijk. Op dit moment is het verwerven én het beheersen van externe financiering nog niet voldoende ingebed in de gemeentelijke organisatie.  
Door meer vanuit de kracht en ideeën van Vlaardingen en 'van binnen naar buiten' te werken, kan Vlaardingen externe financiering aantrekken op een meer structurele basis. Het meer structureel binnenhalen en beheersen van externe financiering biedt meer zekerheid, meer perspectief en daarmee meer kansen voor Vlaardingen. Om dit te realiseren is het van groot belang dat het ingericht zijn op externe financiering tot in de vezels van de gemeentelijke organisatie is doorgedrongen. Dat vraagt, met andere woorden, om een betere inbedding van externe financiering in de gemeentelijke organisatie, zodat kansen structureel beter gezien én benut worden. Aandacht voor de beheersmatige kant van subsidies is noodzakelijk. We zie hier een belangrijke rol weggelegd voor het subsidieservicepunt, dat dus ook moet worden bemenst. Hiervoor zijn middelen aangevraagd in begroting 2024. Met het vaststellen van de begroting zijn we aan de slag gegaan met de implementatie en het bemensen van het subsidieservicepunt. 

Voor dit programma zijn in 2022 de volgende reserves en voorzieningen ingezet.

Reserve Onderhoud gebouwen
Jaarlijks wordt op basis van een onderhoudsplanning uit het “Beheerplan 2021” een bedrag voor groot onderhoud in de Voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen gestort. De daadwerkelijke uitgaven voor groot onderhoud in het verslagjaar worden onttrokken aan deze Voorziening. Dit saldo wordt op advies van de accountant aan het eind van het jaar geboekt naar de Reserve Grond Onderhoud.

In het eerste kwartaal van 2024 zal aan de Raad de herziene versie van het Beheerplan van Vastgoed en Facilitair (onderhoud) worden voorgelegd, waardoor de reserve deels wordt omgezet naar een voorziening en deels van bestemming zal veranderen.

Reserve Frictiekosten takendiscussie
In het verleden is voor het opvangen van frictiekosten een reserve gevormd. Frictiekosten zijn extra kosten met een eenmalig en/of tijdelijk karakter en gaan uit boven de vastgestelde begroting. Het betreft niet alleen kosten van (kortstondig) boventallig personeel, maar ook kosten als gevolg van organisatieverandering.

Reserve Hybride Werken
Reserve ter dekking van de thuiswerkvergoeding die medewerkers van de gemeente elke 7 jaar ter beschikking krijgen gesteld om thuiswerkmeubilair te kunnen aanschaffen.

Voorziening Pensioenverplichting B&W
Voorziening om te kunnen voldoen aan de toekomstige pensioenverplichtingen van (ex)-wethouders. De voorziening en de jaarlijkse storting daarin wordt periodiek op actuariële basis verrekend. Onttrekking aan de voorziening betreft de uitkeringen van pensioenen en eventuele overheveling van pensioenverplichtingen.

Voorziening Verlofsparen 
Als gevolg van de gewijzigde CAO kunnen ambtenaren nu verlofdagen sparen om de in toekomst bijvoorbeeld eerder met pensioen te gaan. In 2023 is besloten hiervoor een voorziening aan te houden.

In 2023 zijn in dit programma de volgende investeringen gedaan.

Toelichting op afwijkingen investeringen

Uithuizen T&H Hofsingel 82-84

Het krediet voor het uithuizen van Toezicht en Handhaving is met een positief saldo afgesloten. Het krediet zou gebruikt worden voor de renovatie van het gebouw aan de Hoflaan (dat om ARBO-technische redenen niet gebruikt kon worden) of de verhuizing naar de Burgemeester Heusdenlaan. Beide opties zijn niet doorgegaan door de (tijdelijke) verhuizing naar het Stadskantoor. Deze laatste oplossing was goedkoper, waardoor een positief saldo ontstaat van € 422.849 wat vrijvalt en zal leiden tot lagere kapitaallasten in de exploitatie.

 

Budget gemeenteraad

Als verklaring voor de onderbesteding van € 119.562 kunnen vooral de volgende oorzaken worden benoemd:

•    Er is een bedrag ongebruikt gebleven van € 47.039,67 onder de post Overige kosten (vergoeding raadsleden), omdat deze post in zijn geheel niet is gebruikt. 

•    Er is een bedrag ongebruikt gebleven van 83.494,95 onder de post Werkkostenregeling (vergoeding raadsleden).

•    De Gasten van de raad zijn uitgenodigd via een steekproef uit de basisregistratie personen. Dit heeft geleid tot een overschrijding van de post Overige kosten (informatievoorziening raad) met € 9.100,01.

•    Eén externe is ingehuurd vanwege het vervangen van de raadsadviseur en plaatsvervangend griffier. Een andere externe is ingehuurd vanwege het uitvoeren van de functie die de (waarnemend) griffier tot 1 januari 2023 uitvoerde. Het inhuren van voornamelijk deze externen, zorgt voor een overschrijding van de post Personeel inhuur derden (Griffie) van € 189.410,98. Hiertegenover staat een onderbesteding van de salariskosten van de medewerkers van de griffie van € 100.741,52. 

•    De post Pers vorming en opleiding (Griffie) is overschreden met € 11.655,52. Dit komt voornamelijk door het volgen van een leergang door de griffier en een coachingstraject voor de voormalig raadsadviseur en plaatsvervangend griffier. 

In onderstaande tabel treft u de realisatie van de begroting 2023 van de griffie: