Paragraaf Bedrijfsvoering

Inleiding

Terug naar navigatie - Paragraaf Bedrijfsvoering - Inleiding

Omschrijving (toelichting)

In het organisatieplan Vlaardingen Voortvarend staat beschreven hoe we de komende jaren gaan werken aan de glimlach van de Vlaardinger. We zijn in een fase terecht gekomen waarbij we de in gang gezette ontwikkelingen gaan implementeren en borgen. Het ontwikkelen van de organisatie wordt daarmee meer onderdeel van het reguliere werk. Daarin moet gezocht worden naar een juiste balans tussen werken aan inhoudelijke doelstellingen van de gemeente en ruimte voor ontwikkeling om het in de toekomst nog beter te kunnen doen voor de stad. Om deze balans te bewaken, gebruiken we als instrument de jaarplannen per team, zoals u ook in de begroting 2026 heeft kunnen lezen. Aan de hand van de jaarplannen voeren we met elkaar het goede gesprek en houden we focus. De voortgangsgesprekken die we hierover hebben gevoerd in 2025 laten zien dat we hierdoor een beter overzicht hebben en daarmee grip om gedurende het jaar te kunnen (bij)sturen.

Hieronder volgt een actualisatie van de paragraaf bedrijfsvoering zoals opgenomen in de begroting. 

Personeel en organisatie

Terug naar navigatie - Paragraaf Bedrijfsvoering - Personeel en organisatie

Omschrijving (toelichting)

De verbeteringen die we de afgelopen jaren hebben doorgevoerd in het kader van onze organisatieontwikkeling, moeten gaan landen in het dagelijks werk van de teams. Om dit te kunnen doen, is het belangrijk om de juiste mensen binnen te krijgen (vinden) en houden (verbinden), naast het blijvend investeren in de (persoonlijke) ontwikkeling van zittend personeel. Zo kunnen we samen de schouders zetten onder de opgaven in de stad.

Vinden
Het aantrekken van de juiste mensen is en blijft een aandachtspunt in deze krappe arbeidsmarkt. Dat geldt vooral voor werving van vast personeel, maar zelfs ook bij het inhuren van expertise. In de begroting 2026 heeft u kunnen lezen wat we daarvoor gaan optuigen en verbeteren de komende jaren. In 2025 treffen we hiervoor de voorbereidingen. Zo is er een voorstel goedgekeurd om een capaciteitendesk op te richten. De capaciteitendesk fungeert als centraal loket in de organisatie voor alle personele aanvragen en is verantwoordelijk voor de uniforme behandeling, afstemming en monitoring van aanvragen. Ook interne mobiliteit, traineeships en stages vallen hieronder, zodat vanuit één regiepunt gestuurd wordt op capaciteit, ontwikkeling en kostenbeheersing. Nu het voorstel is goedgekeurd worden de komende maanden de stappen gezet om in 2026 van start te gaan met de capaciteitendesk.  

In 2025 stellen we ook nieuw beleid op voor inhuur. De verwachting is dat we dit eind dit jaar gereed hebben. Omdat de urgentie voor meer grip op inhuur hoog is, heeft de directie onlangs, vooruitlopend op het definitieve beleid, tijdelijk beleidsregels voor inhuur vastgesteld waardoor we per direct meer regie hebben op capaciteitsvraagstukken.

Verbinden
De uitvoering van de implementatie van HR21 is in volle gang. HR21 is een transparant functiewaarderingssysteem dat al door 270 gemeenten gebruikt wordt. We staan aan de vooravond van het besluitvormingstraject waarin op verschillende momenten de procedure, conversietabel en functieopbouw vastgesteld worden door de directie en het college in samenspraak met het Lokaal Overleg en de Ondernemingsraad. De uitkomsten hiervan kunnen nog van invloed zijn op de doorlooptijd van de implementatie van HR21. De doelstelling blijft dat we in het voorjaar van 2026 de functiewaarderingssystematiek kunnen doorvoeren. In de begroting 2026 hebben we u een voorstel gedaan voor financiële middelen.

ICT, informatie en data

Terug naar navigatie - Paragraaf Bedrijfsvoering - ICT, informatie en data

Omschrijving (toelichting)

Op 1 januari 2026 zijn enkele nieuwe organisatiebrede systemen ingevoerd, waaronder ERPx voor onze financiële processen, Microsoft365 (Teams) voor efficiëntere samenwerking en interne communicatie, het zaaksysteem voor officiële documenten en klantcontacten en een upgrade van onze telefonie. In de laatste maanden van 2025 ligt onze prioriteit bij het afronden van deze projecten om voor 2026 een stevige technische én functionele basis neer te zetten waarop doorgebouwd kan worden. Op dit moment lopen er verschillende migratietrajecten om de nieuwe systemen met de juiste gegevens gevuld te krijgen. Verouderde systemen zoals Verseon (DMS) en Alfresco kunnen daarna worden uitgefaseerd.

We zien dat, ondanks dat de projecten volgens planning verlopen, ze de nodige voeten in de aarde hebben. Het digitaal uitzoeken, archiveren en overplaatsen van documenten, het inrichten van nieuwe systemen en het ermee leren werken, vraagt tijd en aandacht van onze medewerkers. Daarom is er voor eind 2025 (meer) inzet nodig op het ondersteunen van de overgang, trainen van medewerkers en inbedden in de organisatie.

Dankzij de implementatie van deze nieuwe systemen, en de upgrade naar Windows 11 die wij onlangs hebben uitgevoerd, hebben we in 2026 een veiligere en moderne digitale werkomgeving. Hierdoor worden we niet alleen een aantrekkelijkere werkgever, maar verbeteren we ook onze (digitale) dienstverlening aan de stad.

De afwijkingen op dit onderdeel zijn gemeld bij Programma 1 Bestuur, dienstverlening en participatie. In dit programma vindt u meer uitleg hierover. 

Inkoop

Terug naar navigatie - Paragraaf Bedrijfsvoering - Inkoop

Omschrijving (toelichting)

Het verbeteren van contractbeheer heeft in 2025 de nodige aandacht gekregen bij inkoop. Contracten worden opgenomen in het zaaksysteem. Ook worden op dit moment voorbereidingen getroffen om dit goed in te bedden in het nieuwe financiële systeem ERPx. Hierdoor krijgen we meer grip op onze contracten.  

Financiën

Terug naar navigatie - Paragraaf Bedrijfsvoering - Financiën

Omschrijving (toelichting)

Met de invoering van het nieuwe financiële systeem ERPx per 1 januari 2026 versterken we het inzicht in en de beheersing van onze financiële processen. Op dit moment zijn we bezig met de laatste werkzaamheden om te zorgen voor een succesvolle implementatie op 1 januari 2026. Denk daarbij onder andere aan het goed inrichten en vullen van het systeem, het testen en doorlopen van het proces en het systeem en het verzorgen van trainingen voor medewerkers om met het systeem te leren werken.

Verbeteracties bedrijfsvoering (opvolging vanuit interne en externe onderzoeken)

Terug naar navigatie - Paragraaf Bedrijfsvoering - Verbeteracties bedrijfsvoering (opvolging vanuit interne en externe onderzoeken)

Omschrijving (toelichting)

De monitor verbeteracties is dynamisch: er worden onderwerpen toegevoegd, maar ook afgerond. Via de voortgangsrapportages en de verantwoording in de jaarrekening kan de gemeenteraad toezicht houden op de aanbevelingen van:

  1. Rekenkameronderzoeken
  2. De boardletter en accountantsrapportage
  3. 213a onderzoeken  

In de bijlage bij de begroting 2026 zijn alle verbeteracties benoemd. Er zijn op dit moment geen wijzigingen ten opzichte van het gepresenteerde in de begroting. We verwijzen u daarom voor het meest actuele beeld naar deze bijlage in de begroting,